5W2H: Методика описания проблемы на рабочем месте 5W2H

Методика описания проблемы на рабочем месте 5W2H

Скачать прайс-лист

Задать вопрос

—Область деятельности—АвтомобилестроениеПищевая промышленностьМашиностроениеСфера услугДругое

Согласен(а) на обработку персональных данных

2. Кейсы
3. Наши методики
4. Методика описания проблемы на рабочем месте 5W2H

Цель метода 5W2H — собрать и зарегистрировать данные по проблеме / несоответствию на рабочем месте.

Концепция метода 5W2H

Суть метода выйти на рабочее место и собрать ответы на поставленные вопросы:

Когда? Куда? Кто? Зачем? Какие? Как? Как много? и т.д.

В зависимости от продукции, процесса и рабочего места задаются только ключевые вопросы, ничего лишнего.

What	Что за проблема? Описание.
Why	Каково влияние на Заказчика?
Who	Кто обнаружил проблему?
Where	Где она была обнаружена (место)
When	Когда она была обнаружена (дата, время)
How	Как проблема была обнаружена?
How much	Сколько раз была обнаружена проблема?

 

Этапы сбора данных:

1. Подготовить бланк описание проблемы.

2. Выйти на рабочее место собрать необходимую информацию. При необходимости проанализировать техническую и нормативную документацию.

3. Заполнить бланк описание проблемы.

4. Использовать информацию для определения причин появления несоответствий и разработки корректирующих действий. 

Новости

28/04/2022

Возможность обучения с компенсацией денежных средств

Уважаемые коллеги! Информируем Вас, что в мае 2022 года Центр занятости проводит дополнительный отбор заявок на субсидирование …

23/07/2021

Подготовка к аудиту потребителя

Поздравляем ООО «Техмаш-сервис» с успешным прохождением аудита со стороны потребителя ООО КЗ «Ростсельмаш». Команда специалистов …

23/06/2021

Новые ГОСТы Бережливого производства

Уважаемые коллеги! С 1 сентября 2021 года вступают в силу два новых национальных стандарта: ГОСТ Р 56404-2021 «Бережливое …

© 2004—2021 Все права защищены

Создание сайта — ЛегионА

Политика конфиденциальности

Карта сайта

Услуги

• Подготовка по стандартам ISO
• Подготовка к аудитам потребителя
• Аутсорсинг функций качества
• Нормирование труда
• Бережливое производство

Контакты

• +7-903-331-22-82
• rcpinfo@yandex.
  ru
• 445040, РФ, Самарская область, г. Тольятти, пр-т Степана Разина, д. 23, офис 208а

О MindMapping используя 5W2H — Chronicles of Inspiring Testing

---

MindMapping / Воскресенье, Декабрь 24th, 2017

Метод 5W2H- это подход, который позволяет  провести первичный сбор данных по возникшей проблеме для ее уточнения путем правильный вопросов. Зачастую он применяется как часть методики 8D(Eight Disciplines Problem Solving) в качестве этапа 2: Детальное описание проблемы. Исторически сложилось, что чаще всего метод 5W2H используется при проектировании, управлении процессом и управлении качеством. На мой взгляд, 5W2H идеален, когда требуется всесторонне понимание происходящего и это не обязательно должна быть проблема, которая требует поиска корневой причины ее возникновения.

Давайте рассмотрим пример использования метода 5W2H для детального первичного анализа: «Использование MindMap»

5W2H: WHO

Кто использует ментальные карты? Я думаю, ответ очевиден. Кроме меня в нашей команде ментальными картами пользуются аналитики, тестировщики и разработчики.

5W2H: WHAT

Что

я использую? Мне нравится использовать ментальные карты в своей работе и не только и я хочу рассказать о своем опыте. Что меня вдохновляет на их создание:

• Тематические конференции, блоги, журналы статьи, группы в соц.сетях.
• Общение с коллегами и друзьями.
• И конечно же, получаемая обратная связь.

5W2H: WHEN

Когда я использую ментальные карты? Первую свою ментальную карту я создала в далеком 2012 году для анализа доступа к функциям приложения согласно ролевой модели. Скажу честно, это было не просто. Сейчас, сфера применения стала намного шире (конечно, это не полный список):

• Анализ требований (представление требований в виде ментальной карты позволяет найти пробелы, неточности, противоречия).
• Для планирования работ: Спринта в целом, тестирования, тестирования конкретной User Sroty, регрессионного тестирования.
• Для мероприятий, связанных с управлением и улучшением процесса тестирования.
• При использовании конкретной эвристики или мнемоники.
• Для тест-анализа и тест-дизайна.
• Для различной отчетности (в том числе для фиксирования результатов сессии исследовательского тестирования).
• Для создания различных инструкций.
• Для анализа возникающих проблем и поиска корневой причины возникновения проблемы.
• Для фиксирования истории.
• …

5W2H: WHERE

Где я использую ментальные карты?

• При проведении различных мероприятий и работ как по процессу, так и по проекту в целом.
• Для различных тренингов (вместо привычных презентаций в  PowerPoint): внутренние тренинги и семинары, в качестве материалов студенческих лекций.
• Для самообучения. Очень удобный способ фиксирования получаемых знаний. Если изучаемый материал представлен в виде структурированной графической информации, то он запоминается на много лучше.   Недавно я открыла для себя Скетчи. Однако и в них одним из способов расположения данных на листе является ментальная карта.

5W2H: Why

Почему я использую ментальные карты?

• Это сильно экономит мое время. К сожалению, не всегда есть возможность записать свои идеи или написать полноценную статью, инструкцию. Ментальные карты позволяют решить эти проблемы: при минимальных временных затратах мы получаем хорошо структурированный материал.
• Для структурирования мыслей и идей. Идеи любят жить в нашей голове хаотично, и очень сложно иногда бывает найти взаимосвязи.
• Самообучение. При создании новой карты всегда приходится анализировать большой объем информации, чтобы выделить самое главное. Конечно же, создание карты связано с поиском новой информации.
• Позволяет делиться своими идеями с коллегами и миром с целью получения обратной связи.
• Позволяет сфокусироваться на главном.
• Удобно использовать ментальные карты, когда требуется разделить что-то большое на более мелкие элементы и выявить взаимосвязи между ними (например при анализе ТЗ, структуры продукта и т. д.) .
• Увидеть всю картину целиком, найти противоречия и недостатки.
• Последующее пересмотр моих карт, позволяет мне вспомнить что-то новое, что не было учтено, внести изменения, натолкнуться на новые идеи. И как следствие появляется новая версия схемы или совершенно новая схема. Таким образом, это путь постоянного улучшения (Continous improvement).
• Развивают критическое мышление.
• Доступность.  Всегда и в любое время, стоит только протянуть руку за ручкой и бумагой, телефоном, включить ПК. Часто хорошие идеи приходят в самое неподходящее время, и если их не зафиксировать, то они могут уйти, забыться или видоизмениться.
• Ментальные карты красивы и притягательны.
• Позволяют выразить творческое начало.

5W2H: HOW

Как я создаю ментальные карты? Для создания ментальных карт сейчас очень много приложений: платные и бесплатные, для ПК и мобильные приложения с общим облачным хранилищем, с многопользовательским доступом, веб и настольные. В основном я использую XMind и MindMeister. Ручка и блокнот- тоже отлично справляются с задачей.

5W2H: HOW MANY

Сколько я создала ментальных карт? Мои ментальные карты, выложенные в общий доступ, можно найти тут. Ими я делюсь в основном в твиттере () и иногда фэйсбуке.

На создание ментальной карты «About MindMapping in my work using 5W2H» меня вдохновила конференция  OnlineTestConf 

Spread the love

24.12.201725.12.2017 @ManukhinaDaryaMindMapping5W2H, MindMaping, решение проблем, тестирование

Что такое 5W2H и как этот инструмент может повысить вашу производительность

Поиск производительности и выполнение задач для повышения эффективности рабочей среды — одна из самых больших забот профессионалов в настоящее время.

Тем не менее, из-за лихорадочных требований компаний очень часто можно встретить одних и тех же профессионалов, которые изо всех сил пытаются справиться со всеми своими многочисленными обязанностями в рабочее время.

Таким образом, в этом сценарии поиск инструментов, направленных на организацию задач и повышение производительности, растет. Таким образом, люди ищут улучшенную организацию и управление временем на работе с помощью технологий.

Отличной альтернативой для предприятий всех секторов является инструмент 5W2H.

В сегодняшнем посте мы начнем понимать, что это за методология, что означает 5W2H, ее концепция и как применять 5W2H для достижения лучших результатов в вашей компании. Читай дальше!

5W2H — это средство повышения производительности, состоящее из семи рекомендаций.

В методологии 5W2H используется ряд вопросов на английском языке, которые призваны помочь профессионалам планировать проекты, стратегии или действия за счет использования повышенной практичности и ясности.

5W относится к пяти рекомендациям, которые начинаются с буквы W:

Что

Почему

Где

Кто

Когда

В то время как 2H относится к двум вопросам метода 5W2H, начинающимся с буква Н:

Как

Сколько

Ознакомьтесь с объяснением каждого из указаний методологии 5W2H:

Что (что делать): какой проект, стратегия или деятельность планируется, или какова цель, которую вы хотите достичь?

Зачем (зачем это делать): зачем это нужно делать? Важно ли это для компании, команды или клиентов? Улучшит ли это какие-либо процессы? Что это такое? Решит ли это проблему? Который из?

Где (где это будет происходить): внутри или вне компании? Если это ответственность конкретного сектора или отдела, то что это?

Кто (кто будет это делать): какие участники будут работать на каждом из этапов?

Когда: когда начнется каждое из заданий и когда крайний срок их завершения? (идея здесь состоит в том, чтобы построить подробный график).

Как (как это сделать): Какие будут шаги и действия для достижения поставленной цели? На этом этапе хорошей идеей будет также использовать кто и при назначении каждого шага ответственному члену команды и указать конкретную дату окончания, которой они должны следовать.

Сколько (сколько это будет стоить): Каковы будут затраты на выполнение всех запланированных задач? Оцените необходимые человеческие и материальные ресурсы и оцените их стоимость.

Преимущества использования техники 5W2H:

У 5W2H много преимуществ. Здесь мы суммируем лишь некоторые преимущества качественного инструмента 5W2H.

Поскольку метод 5W2H очень объективен, его могут использовать предприятия любого размера. Кроме того, для этого не требуется специализированная техническая команда, то есть любой сотрудник может использовать его.

Таким образом, менеджеры могут подробно ответить на 7 вопросов 5W2H, организуя и планируя, не теряя времени и не добавляя ненужной информации.

Мы подчеркиваем важность руководства Как (как это сделать?). Чтобы ответить на этот вопрос, важно знать, как устанавливать точные цели и сроки, а также тщательно определять людей, ответственных за выполнение каждой задачи.

Как и при любом хорошем планировании, эти аспекты помогут команде придерживаться шагов, требующих от каждого шага выполнения поставленной задачи.

Наконец, как использовать 5W2H для разработки плана действий? А что такое 5W2H?

Как сделать 5W2H?

Теперь, когда вы знаете, что такое 5W2H, пришло время применить методологию на практике.

Обычно мы используем электронную таблицу 5W2H с вопросами (что, почему, где, кто, когда, как и сколько), перечисленными в первом столбце. Затем поясняющие ответы помещаются во вторую колонку.

Мы также можем найти на рынке несколько инструментов, предназначенных для управления планом действий, таких как STRATWs One от Siteware.

Но, если хотите, вы также можете детализировать ответы, используя обычный текстовый редактор.

Важно иметь документ, в котором все хорошо описано, чтобы информация не вызывала сомнений и неясностей.

Еще одним важным моментом является обмен информацией, тем самым используя эти документы, будь то электронные таблицы или текстовые файлы. Совместное использование файлов в облаке идеально.

Таким образом, любой член команды может ознакомиться с ответами на каждый из вопросов в любое время и из любого места. Таким образом, связь становится намного более гибкой и надежной.

Кроме того, если в план вносятся какие-либо изменения, они автоматически обновляются в общих документах. Таким образом, каждый всегда в курсе последних новостей, что позволяет избежать ошибок или путаницы.

Как сделать 5W2H: в каждом ответе на 7 вопросов подробно!

И в этом заключается одно из конкурентных преимуществ инструмента. Тщательно указывая детали в ответах, вы снижаете риск неправильного толкования или неправильного определения (в случае, если кто-то думает, что ответственность лежит на ком-то другом, хотя на самом деле это был он).

Как следствие, мы сводим к минимуму вероятность недоразумений или неопределенностей, избегая переделок и способствуя продуктивности команды.

Чтобы было легче понять, посмотрите наш пример. Предположим, вашей компании необходимо приобрести новые планшеты для отдела продаж, чтобы они могли встречаться с клиентами.

Инструмент 5W2H приведет к таким ответам:

Что (что делать) – Приобретите 5 новых планшетов для отдела продаж.

Почему (зачем это делать) — Отделу продаж нужны планшеты для демонстрации решений компании клиентам, рассчитывая на легкость и мобильность этого оборудования.

Где (где это будет сделано) – Отдел продаж

Кто (кем) – Сотрудник А и Сотрудник Б.

Когда – Начало: Понедельник (указать дату). Окончание: среда (указать дату).

Как:

Изучите модели планшетов с объемом памяти не менее 32 ГБ, экраном 7,9 дюйма, подключением Wi-Fi и 4G, которые являются наиболее экономичными.

Ответственные: Сотрудник А и Сотрудник Б.

Крайний срок: понедельник (указать дату).

Узнайте цены на планшеты в крупных интернет-магазинах.

Ответственный: Сотрудник А.

Крайний срок: вторник (указать дату).

Узнайте цены на планшеты в местных магазинах.

Ответственный: Сотрудник Б.

Крайний срок: вторник (указать дату).

Купите 5 планшетов одной модели в магазине, где была найдена лучшая цена.

Ответственные: Сотрудник А и Сотрудник Б.

Крайний срок: среда (указать дату)

Сколько (сколько это будет стоить) – 15 000,00 реалов (приблизительно).

Но подождите, вы еще не до конца понимаете, что такое 5W2H. Не думаете, что работа будет закончена после того, как будут даны ответы на все вопросы 5W2H?

Менеджер должен следить за ходом выполнения задач, чтобы знать, необходимо ли добавить, изменить или исключить какой-либо шаг для достижения цели в согласованный период.

Таким образом, электронная таблица может быть изменена, когда это необходимо, и участники всегда должны быть уведомлены, когда это происходит.

Также загляните в наш блог: Как выполнить план действий и отслеживать его результаты

Метод 5W2H — это лишь один из многих способов разработки планов действий. Есть много других, поэтому мы предоставляем это видео. Вы можете узнать об альтернативах циклу 5W2H.

Когда использовать 5W2H?

Систему 5W2H можно использовать всякий раз, когда вы собираетесь начать новый проект в компании, будь то простой, например, найм нового программного обеспечения для команды, или более сложный, например, проект, который займет несколько месяцев.

Отсюда важность 5W2H как чрезвычайно универсального инструмента повышения производительности.

В результате, благодаря концепции системы 5W2H, ее можно использовать в компаниях любого размера, причем гибко и практично. Кроме того, для этого не требуется серьезной подготовки.

Благодаря простоте использования вам просто нужно ответить на 7 вопросов и все. Рождается отличный план действий!

Если вы хотите узнать больше о том, как составить план действий, загрузите наш бесплатный рабочий лист: Рабочий лист плана действий

После понимания член команды чувствует себя уверенно и понимает, что в выполнении 5W2H нет никакого секрета. Все, что им нужно сделать, это объективно ответить на вопросник и не забыть ни одной важной детали.

5W2H несколько примеров использования:

организация счастливого часа с коллегами;

внедрение технологических изменений в вашем отделе;

детализировать стратегию профиля компании в социальных сетях;

поощрять создание привычек, повышающих продуктивность команды;

организация переезда сотрудников на новое рабочее место компании;

внедрение новой системы ERP (или CRM и т. д.) для использования сотрудниками.

Независимо от того, насколько сложна ваша цель, цель стратегии 5W2H — повысить гибкость и производительность процесса.

Внимательно следуя всем этим рекомендациям, вы окажетесь на правильном пути к оптимизации своего времени и лучшему управлению своей рабочей рутиной. Все это благодаря методике 5W2H.

Итак, вы знаете, что такое 5W2H? Вы поняли, почему стратегия 5W2H может стать отличным союзником в повышении производительности?

Как технологии могут помочь в бизнесе и управлении проектами?

Siteware помогает компаниям работать более продуктивно благодаря своему программному обеспечению STRATWs One, ориентированному на производительность, возможности улучшения, управление встречами и портфель проектов.

А качества STRATW One настолько велики, что его уже используют более тысячи компаний и их 162 тысячи сотрудников.

Таким образом, они могут использовать его для получения преимуществ и операций, таких как:

Создание и мониторинг ключевых показателей эффективности для процессов, проектов и людей;

Делитесь информацией быстро и прозрачно;

Содействовать обмену информацией и связи между отделами;

Сосредоточьтесь на поиске результатов, которых стремится достичь ваша компания;

Использование меритократии и визуального управления для мотивации и управления командами;

Использовать основные методологии стратегического планирования, такие как BSC, OKR и SWOT;

Совершенствование корпоративного управления;

Управление рисками и анализ сценариев;

Объединить людей, операции и стратегию;

Найти возможности для улучшения;

Повышение производительности;

Создавайте, отслеживайте и делитесь ключевыми показателями эффективности с гибкостью и прозрачностью;

Управление собраниями и портфелями проектов.

А также множество других возможностей для повышения эффективности вашей компании.

Что такое метод 5W2H?

Диагностика с помощью опроса

Пять 5W2H (или Что, Кто, Где, Когда, Как, Сколько, Почему) — это простой, но очень эффективный метод, позволяющий точно диагностировать ситуацию или проблему. и исчерпывающим образом. Его также иногда называют «методом опроса».

Этот метод может иметь различные цели. Специалисты по качеству часто используют его для решения таких проблем, как:

• Моделирование процесса или процедуры
• Постановка диагноза дисфункции
• Ведение сеанса выработки идей…

Давайте рассмотрим использование 5W2H при написании процедуры.

	Вопросы	Цель	Что
Что?	Какова цель процедуры?	Опишите цель процесса	Определение цели, КПЭ
Кто?	Кто участвует? Кто участвует?	Определение заинтересованных сторон, ролей, которые принимают участие в выполнении процедуры	Сотрудники, клиенты, поставщики, партнеры и т. д.
Где?	Где это происходит? В каком отделе, на какой машине?	Как можно точнее определить место происшествия и мобилизованные ресурсы	Географический объект, отдел, мастерская, машина и т. д.
Когда?	Что запускает эту процедуру? Как часто оно выполняется? Каковы временные ограничения на его выполнение?	Определить триггеры, временные ограничения для определенных действий	Входы, триггеры, временные ограничения
Как?	Каким образом? Какие ресурсы необходимы для осуществления процесса?	Определение всех ресурсов, которые должны быть доступны заинтересованным сторонам для выполнения процедуры	Используемые ресурсы и инструменты, программное обеспечение/приложения, документация…
Сколько?	Какова соответствующая стоимость? Сколько раз в год проводится эта процедура?	Укажите финансовые ресурсы, предназначенные для этой процедуры. Определите потенциальные выгоды.	Использованные ресурсы, отклонение от бюджета, потенциальная прибыль
Почему?	Почему выполняется эта процедура? Каковы ограничения?	Описание основных причин.	Появление корректирующих или превентивных идей.

Преимущества метода 5W2H

Метод 5W2H позволит вам провести семинар перед моделированием процедуры.

Вы сможете задать эти вопросы пилоту процедуры, людям, которые ежедневно выполняют ее в организации, и, короче, всем заинтересованным сторонам.

Данные, которые вы получите из него, позволят вам:

• Уточнить элементы, необходимые для моделирования процедуры
• Определите различия в видении между участниками, особенно на уровне интерфейсов (входящие и исходящие для каждого действия) или причину их существования
• Соберите информацию об улучшениях, которые будут полезны в будущем, когда придет время для оптимизации процедура

Систематизация этой техники позволит вам повысить эффективность ваших семинаров, она даст вам основу, которая будет направлять обсуждения и без которой вы не сможете обойтись.