Гтд как расшифровывается: Полная информация для работы бухгалтера

что это такое, расшифровка аббревиатуры — как расшифровывается документ, фото государственной таможенной декларации

Международная торговля — это важная составляющая экономики. Ежегодно из других государств поставляется большое количество продукции разных категорий. Компании, осуществляющие такие перевозки, должны позаботиться о необходимых документах. Также в процессе нередко участвуют частные лица. Они покупают подержанные автомобили, бытовую технику в соседних странах. В статье пойдет речь о том, что такое это — ГТД (государственная таможенная декларация) на товар, расшифровка аббревиатуры, правила оформления документов и для чего они вообще нужны.

Понятие

Бумага требуется тогда, когда нужно перевезти ценные товары через государственную границу. Стоит отметить, что таможенная декларация в настоящий момент используется в другом формате. Вначале 2011 года было официально принято новое наименование — «ДТ». Однако прежний термин до сих пор в ходу. Поэтому в предложенном материале периодически будут упоминаться они оба.

Что указывается

Существует строгий регламент, который определяет сведения, содержащиеся в документе ГТД. Подробно об этом — в таблице, приведенной ниже.

№	Информация
1	Реквизиты отправителя
2	Данные получателя
3	Название страны, где была заключена сделка, ее код
4	Место происхождения
5	Государство назначения
6	Условия перевозки, транспортное средство, в какой валюте будут проводиться расчеты
7	Характеристики груза
8	Пункты пропуска на границе
9	Предусмотренные квоты
10	Пошлины, сборы

Виды

В первом разделе мы указали, что означает ГТД и как расшифровывается. Теперь необходимо описать классификацию. Законодательством Российской Федерации предусмотрено наличие четырех типов декларации. Они применяются в зависимости от возникшей ситуации.

Товарная

Такая бумага оформляется на всю продукцию, предназначенную для ввоза на территорию Таможенного союза в рамках ведения внешней коммерческой деятельности. В его состав входит Российская Федерация, а также:

• Казахстан;
• Республика Беларусь;
• Армения;
• Киргизия.

Транзитная

Грузовая транспортная декларация этого вида необходима в том случае, когда товар движется по ТС и при этом ни одно из государств не осуществляет импорта или экспорта. Тогда заполняется форма и передается в соответствующую инстанцию.

Пассажирская

Такая разновидность применяется в ситуациях, когда продукция транспортируется физическим лицом.

На ТС

Документ оформляется, когда в Россию ввозится транспортное средство из-за рубежа.

Готовые решения для всех направлений

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Оформление ГДТ на таможне: для чего это нужно

Описанная в статье бумага содержит в себе несколько функций. Для лучшего понимания стоит подробно разобрать каждую из них. Прежде всего, это получение важных сведений. Участники подают ее в таможню, тем самым подтверждая факт совершения сделки.

Второе назначение — юридическое. Наличие правильно составленного документа является свидетельством того, что соглашение было достигнуто с учетом действующего национального законодательства и правил.

Третья роль — статистическая. Данные, которые были обозначены в декларации ГДТ, используются руководством компаний для формирования отчета, выявления сильных и слабых сторон и принятия новых масштабных решений.

Если подытожить все указанное выше, то можно сделать вывод, что бумага играет большую роль на всех этапах осуществления международной торговли. Без нее не получится составить график и засвидетельствовать правомерность действий.

Когда ее можно не заполнять

Нормативно-правовые акты предусматривают несколько ситуаций, в которых составление таможенной декларации ГДТ не является обязательным этапом. Прежде всего, это сделки с беспошлинным товаром, который поставляется или отправляется. Второй случай — это торговля в очень малых объемах. Если стоимость всей продукции меньше 100 евро, то оформление этой бумаги не требуется. Отдельно обозначается, что документ не нужен, если транспортируется специальная продукция, на которую не распространяются меры экономической политики. Кроме того, перевозка груза на территорию другого государства в целях личного пользования тоже не требует заполнения бумаг.

Эти правила звучат несложно. Однако перед тем, как пересечь границу, необходимо проконсультироваться с юристом. Он подскажет, что именно нужно предъявить сотруднику пограничной службы в конкретной ситуации.

Алгоритм

Первая часть статьи была посвящена тому, что это такое — ГДТ, взаимодействию с таможней, также была приведена расшифровка аббревиатуры.

Теперь необходимо выяснить, как именно происходит процесс оформления.

Прежде всего, нужно обозначить, что декларация заполняется по установленной комиссией ТС форме. Она представляет собой брошюру или просто несколько бланков А4. Правила заполнения регулируются специальным органом — ГТК. Необходимые предписания содержит приказ «Об утверждении Инструкции о порядке заполнения ГТД».

Прежде всего, работа осуществляется над основным листом — ТД 1. Он заключается на грузы с единственным наименованием и режимом перемещения. Делается 4 экземпляра. Первый отправляется в архив для хранения. Второй уходит в отдел ведения статистики. Третий — отдается на руки заявителю для проведения отчетной деятельности. Последний прилагается к товару и направляется пункт пропуска. В нем осуществляется растаможивание.

Основную информацию необходимо вносить декларанту. Многие люди чувствуют себя некомфортно от обилия данных и информации. Особенно новички, которые до этого не знали, что это — режим ГТД и какие документы нужны.

Но если разобраться, то процедура уже не будет такой сложной. При принятии бумаг ставится особый штамп. Пройденные этапы контроля отмечают в специальных графах.

Кроме того, есть лист формы ТД 2. Если вместе транспортируются грузы, в состав которых входят продукты с разными наименованиями, то его заполняют в обязательном порядке. Один дополнительный бланк может содержать до 3 артикулов. Максимальное количество таких страниц в законодательстве не прописано. Процедура заполнения аналогична предыдущей форме.

Внизу прикреплен образец, на который можно ориентироваться в процессе.

Условия составления

Существует несколько основных требований, обязательных к соблюдению:

• Записи должны быть разборчивыми без зачеркиваний, помарок и ошибок.
• Используется только русский язык и печатный текст.
• Запрещено обозначать любые данные, не предусмотренные Инструкцией.
• Если возникла необходимость в исправлении, то его необходимо заверить подписями уполномоченного сотрудника и декларанта. В противном случае бланк не будет считаться действительным.

Какие бумаги подаются вместе с формой ГДТ

Нормативными актами предусмотрен список документов, подающихся одновременно с декларацией в соответствующий таможенный орган. Ниже приведен полный перечень.

Свидетельство, которое на официальном уровне подтверждает возможность подавать ДТ от своего имени.

• Транспортные бумаги, свидетельствующие о том, что груз пересекал государственную границу Российской Федерации.
• Копия паспорта внешнеэкономического договора.
• Справка о таможенной стоимости.
• Сертификат контроля доставки продукции.
• Чеки об уплате пошлин.
• Фото ГТД (электронная копия на носителе).

Образец 2020

Выбирая пример, важно учитывать дату. Вполне возможно, указанная информация уже не актуальна. На фото можно увидеть декларацию, заполненную в прошлом году.

Как видно на примере, на бланке содержится большое количество информации. Прежде всего, название документа в левом верхнем углу. Также обозначен номер, о котором речь пойдет ниже. В окошке под ним можно наблюдать данные получателя, а дальше — декларанта. Справа обозначены названия государств. Германия — страна назначения, Российская Федерация — происхождения. Ниже указана сумма платежа и курс валют на момент оформления. Важно отметить, что на листе также прописаны данные ответственного лица.

Каким образом формируется номер документа

На этом имеет смысл сконцентрироваться внимательней. После того как декларант заполнил бланки, бумаги проходят тщательную проверку и регистрируются. Затем им присваивается индивидуальный номер. Однако он состоит не из случайных цифр, а образуется по четким правилам.

Первый блок — это 8 символов. Это код таможенной организации, в которой осуществляется оформление. Второй — дата регистрации. Сначала стоит число, после — месяц и две последние цифры текущего года. Например, 18 апреля 2020 будет выглядеть так: 180420.

Третья часть включает в себя 7 чисел. Это порядковый номер, который присваивается декларации соответствующим органом. Отсчет ведется с начала календарного года. Например, №0000002 — вторая по счету. Элементы разделяются знаком «/», пробелов или других символов ставить нельзя.

Готовые решения для всех направлений

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов. .

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Учет автомобилей, перевозящихся через границу

Процедура покупки транспортного средства за рубежом очень распространена в России. Особенно большим спросом пользуются машины тех марок, которые официально не продаются на территории Российской Федерации. К примеру, известный электрокар Tesla. Еще одна причина — более привлекательные цены в некоторых странах.

Алгоритм ввоза авто из другого государства несложен. Он состоит из 4 шагов, которые легко запомнить и выполнить.

1. Первый этап — это оформление всех необходимых для осуществления процесса бумаг. Собираются данные о владельце, а также о самом транспорте. Важно, чтобы была точно указана модель, производитель, идентификационный номер (VIN), год выпуска, мощность и другие характеристики, по которым можно безошибочно вычислить конкретный автомобиль.

2. Следующая ступень — это предоставление собранных справок работнику таможенной службы. Прежде всего, это декларация ГТД. Кроме нее, заявитель обязан продемонстрировать сотруднику технический паспорт транспортного средства, договор поставки, инвойс (счет-фактура), квитанция с указанием суммы расходов на транспортировку.

3. Далее идет очистка. На этой стадии выясняется точная цель ввоза машины в Россию. Момент важен, поскольку от причины напрямую зависит размер взимаемой с нового владельца пошлины. После проверяется наличие льгот у покупателя, детальный осмотр авто, сопоставление фактических номеров с обозначенными в документах.

4. Последний шаг — это оформление разрешения на ввоз. Если все счета оплачены в полном объеме, у инспектора нет вопросов к состоянию бумаг, то ставится надпись, позволяющая пересекать границу. Она дает право регистрировать транспортное средство в соответствующих органах.

Государственная таможенная декларация на авто

Она необходима, если машина была куплена за границей, а потом хозяин собирается перевезти ее в Российскую Федерацию. В этом случае оформление ложится на того, кто совершал покупку. Иными словами, на нового владельца транспортного средства. Инспектор внимательно проверяет бумаги, сверяя все указанные в них сведения. Если проблем не обнаружено, ставит разрешение на ввоз.

В случае когда транспортировка машины осуществляется частным лицом, в обязательном порядке нужно предъявить приходный ордер. Это справка о том, что пошлина была уплачена в полном объеме. Если он отсутствует, то сотрудник не пропустит автомобиль в Россию. Это может привести к потере не только времени, но и денег, поскольку появятся затраты на хранение авто на специальном складе. Поэтому стоит заранее проверить наличие всего необходимого.

Компания «Клеверенс» занимается созданием и реализацией готовых решений для бизнеса. Поэтому наши услуги будут особенно полезными, если клиент представляет организацию. С помощью программного обеспечения, созданного нашей компанией, вы сможете оптимизировать многие бизнес-процессы, например, упростите проведение инвентаризации, маркировки и др. Благодаря оптимизации за счет внедрения современных мобильных инструментов можно сократить издержки, сохранить чистую долю прибыли и при желании реинвестировать ее в модернизацию рабочих мест, на привлечение большего количества клиентов, а так же на найм более квалифицированных сотрудников, которые смогут вывести организацию на новый уровень, помогут освоить новые рынки.

Обратившись в фирму, пользователь экономит не только время. Доверив выполнение процедуры профессионалам, можно существенно снизить риск осложнений и финансовых издержек. Отличительные черты организации — это клиентоориентированность, оперативность выполнения заказов, работа с различными задачами, а также доступные цены. Еще один плюс — это отзывчивый квалифицированный персонал.

Кузов

Большинство автовладельцев покупают сразу готовое транспортное средство. Однако бывают ситуации, когда машину перевозят через границу по частям. В большинстве случаев это способ сэкономить, покупая битый автомобиль, а затем восстанавливая его.

Если дело обстоит именно так, и авто в Россию въезжает по деталям, то на каждый компонент, обладающий собственным идентификационным номером, необходимо оформлять отдельную таможенную декларацию. Один из таких элементов описан в этом подразделе. Если не произвести все перечисленные действия, то после сборки ТС невозможно будет зарегистрировать в органах. Соответственно, легально ездить на ней будет нельзя. Следует подумать, стоят ли сэкономленные средства потерянного времени.

В процессе анализа уполномоченный инспектор тщательно сверяет данные агрегатов. Если где-то обнаруживается несовпадение, то декларант вынужден будет тратить время и денежные средства на устранение всех неточностей. Поэтому к покупке машины за рубежом нужно относиться со всей серьезностью, учитывая возможные подводные камни.

Декларация на мотор

Некоторые автомобилисты покупают импортный двигатель в магазинах за границей. Чаще всего они надеются на более высокое качество детали. Однако не все принимают во внимание, что у нее также есть индивидуальный номер. Соответственно, необходимо оформлять отдельную декларацию по этому поводу.

Если агрегат был в употреблении, то важно тщательно осмотреть его перед покупкой на предмет сохранности номера. Это впоследствии может избавить от множества неприятностей.

Возраст, состояние и технические характеристики мотора не имеют значения. Важно только соответствие оборудования экологическим стандартам. Если никаких проблем не обнаружено, то владелец получает официальное разрешение на въезд и устанавливает двигатель на свое транспортное средство. После чего вносятся изменения в техпаспорт автомобиля.

Количество показов: 24713

Расшифровка номера ГТД и как правильно заполнить декларацию

Упрощеная схема работы

Оставляете заявку

Наши специалисты отправляют Вам расчёт

Заключаем договор

Согласовываем условия поставки груза

Доставка на склад

Мы сами связываемся с поставщиком и доставляем груз на наш склад

Оплата доставки

Оплата доставки по утвержденному расчету

Отправка груза

Груз проходит таможенную очистку и отправляется в РФ

Получение груза

Вы получаете груз в указанные сроки в офисе ТК

Информация о компании

16 лет

Практического опыта в БЭД

100 +

Сотрудников в области логистики и таможенного оформления

300

Контейнеров с товарами оформляем ежемесячно

100 000 +

Кубометров сборного груза перевезено

1 513 761

Тонн груза перевезено

35 000 +

Деклараций выпущенно с 2006 года

20 +

Экспортных поставок ежемесячно

1

День занимает расчет стоиости доставки

100 %

Исполнение взятых на себя обязательств

Грузовая таможенная декларация (ГТД), оформляемая при экспорте/импорте товара, как и любой другой документ, имеет обязательный уникальный номер, который потом используется для ведения отчета и проверки. Состоит он из 3-х блоков, записанных по порядку через разделитель, и указывается в следующем формате:

хххххххх/хххххх/ххххххх

В первом блоке прописывается код таможенного пункта контроля, где перевозимый груз проходит таможенное оформление. Например, 10101020.

Во втором блоке указывается дата, когда таможенная декларация была зарегистрирована. Причем указываются только две последние цифры года. Например, если груз был оформлен 5 апреля 2020 года, то запись будет выглядеть так: 050420.

Третий блок содержит порядковый номер, который присвоен перевозимой партии товаров по журналу регистраций таможенных деклараций. Отсчет номеров ежегодно начинается заново и с единицы. Пусть в нашем случае порядковый номер нашего предполагаемого груза будет 00012503.

Итого, полная запись номера ГТД будет выглядеть следующим образом:

10101020/0504202/00012503

Следует помнить, что формат номера не предполагает наличия пробелов и букв, а сам он должен быть заполнен очень аккуратно во избежание случайной ошибки.

Теперь, зная нюансы записи номера таможенной декларации, вы легко сможете расшифровать эту запись ГТД.

Что еще следует знать о ГТД

Грузовая таможенная декларация — очень важный документ, без которого невозможно оформить провоз груза через границу ни на территорию РФ, ни при экспорте товаров за рубеж. Именно этот документ подтверждает легальность грузоперевозки, предоставляет информацию о перевозимой продукции, указывает на прохождение таможенного контроля, а также учитывается при составлении отчетности в налоговой и других контролирующих и проверяющих органах. По этой причине так важно правильно заполнить данный документ. И это касается не только номера ГТД, но и всех остальных полей.

Неточности, несоответствие грузу или другим документам, грубые ошибки, недостоверные данные — все это приведет к дополнительной проверке на таможне, задержке товара в пути и даже, более чем возможно, к крупным штрафам и конфискации груза.

Доверьте заполнение ГТД профессионалам!

Если у вас нет опыта в таможенном оформлении груза или он очень мал, то лучше не рискуйте и доверьте заполнение таможенной декларации и растаможку товара нашей компании. У нас в отделе работают очень опытные специалисты в области таможенного и международного права, которые знают все юридические тонкости заполнения таможенных документов. А также у нас более 5 лет опыта в перевозке самых разнообразных грузов через границу. За время своей работы мы перевезли более 15 тыс. грузовых контейнеров с самой различной продукцией и досконально изучили все особенности таможенного оформления разных видов грузов. Доверившись нам, вы доверитесь лучшим специалистам в сфере международных грузоперевозок и таможенного сопровождения!

Вы можете как заказать у нас отдельно услугу по заполнению таможенной декларации, так и полностью переложить на нас процедуру растаможки груза, не беспокоясь ни о чем. Будьте уверены, ваш товар благополучно пройдет строгий таможенный контроль и будет доставлен на место назначения без малейших рисков и неприятностей со стороны таможни и налоговой!

Как добиться цели или вернуться в фургон GTD

Getting Things Done® (GTD®) — популярная философия и система продуктивности, но она может пугать новых пользователей из-за своей сложности. Даже для тех, кто начинает использовать GTD, слишком легко сойти с побеждающей стороны. Я пытался и потерпел неудачу шесть или семь раз, прежде чем, наконец, у меня сформировалась устойчивая привычка.

Что иронично, поскольку GTD разработан, чтобы упростить вашу жизнь. Это набор правил, которые помогут вам ничего не забыть и всегда выполнять самые важные задачи. Это не должно быть так сложно.

Если вы не знаете, с чего начать с GTD, или испытываете трудности с изготовлением палки, это руководство для вас. Мы раскроем основы GTD и найдем, как вы можете использовать его, чтобы повысить продуктивность, насколько это возможно.

Книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок » — это то, с чего все началось, и мы настоятельно рекомендуем эту книгу, если вы хотите развить GTD дальше. Getting Things Done® и GTD® являются зарегистрированными товарными знаками компании David Allen.

---

• GTD в двух словах

• Основные концепции GTD для вашего рабочего процесса

• ГТД -подводные камни, которые могут отбросить ваш прогресс

• Как вернуться на правильный режим с GTD

---

GTD in ateths 9003 9002

. 5-этапный процесс запоминания всего, что нужно сделать, записывая каждую задачу и идею, которые у вас есть, чтобы очистить свой разум.

1. Записывайте все, что привлекает ваше внимание или нужно сделать, записывая свои задачи, идеи, проекты и многое другое в список, будь то бумажный блокнот, приложение для блокнота, такое как Evernote, или сделать список, как OmniFocus. Суть в том, чтобы отправить все, что выдумывается из вашего мозга, в «почтовый ящик», как GTD называет ваш основной список.

2. Проясните свои идеи. Решите, является ли каждая задача или идея в вашем почтовом ящике действенной и важной, и если да, то какой следующий шаг необходимо предпринять для их выполнения. Если они бесполезны, отбросьте те идеи, которые не важны, и сохраните остальные для дальнейшего использования.

3. Организуйте свои задачи в списки. Объедините похожие задачи, чтобы выполнить их одновременно, или сгруппируйте задачи проекта в рабочий процесс, чтобы выполнять каждый шаг по порядку.

4. Подумайте о своей работе. Просмотрите свои проекты, чтобы убедиться, что задачи по-прежнему актуальны, и убедитесь, что вы ничего не забыли.

5. Задействуйте и реально выполняйте задания.

Основные концепции GTD для вашего рабочего процесса

GTD продается как Искусство продуктивной работы без стресса . Если все сделано правильно, вы не будете тратить время на беспокойство о том, какие важные задачи вы забыли, какая работа должна быть выполнена на этой неделе или каковы ваши следующие действия для продвижения вашего большого проекта на работе. Вместо этого вы всегда будете выполнять правильную задачу в нужное время. Вы будете планировать свою тяжелую работу на время, когда вы полны энергии, а рутинные задачи — на время, когда все, что вы можете сделать, это проверить электронную почту. Вы научитесь правильно вовлекаться.

Это GTD во всей красе. Однако сначала вам нужно создать собственную систему, чтобы внедрить 5 шагов GTD в свой рабочий процесс. Ключ к успеху: разбейте GTD на базовые навыки и применяйте их по одному, пока не получите работающую систему. Вот основные навыки:

Файл идей для справки

Первый навык, который нужно освоить в GTD, — это записывать свои задачи и идеи для справки. Когда вы впервые начнете GTD, у вас будет много материалов, собранных в вашем почтовом ящике, и большая часть из них не будет действовать. Важно убрать этот материал с дороги, хранить где-нибудь, где он будет доступен, если он вам когда-нибудь снова понадобится.

Не бойтесь записывать идеи и задачи, а также не забывайте о бумажных счетах и ​​письмах по электронной почте, которые автоматически приходят в ваш почтовый ящик, так как их тоже нужно сортировать. Вся идея GTD состоит в том, чтобы освободить свой разум от чего-то осязаемого. Но также не бойтесь избавиться от этих пунктов позже, когда будете просматривать свой список. Спросите, является ли каждый пункт действенным. Если нет, спросите, действительно ли вам нужно придерживаться этой идеи. Если нет, выбросьте. Если вы это сделаете, именно здесь вступают в игру ваши эталонные файлы или папки.

Когда книга GTD была написана, вы записывали идеи на бумаге и хранили их в физических картотеках вместе со своими счетами, контрактами и другими документами, требующими принятия мер. Однако шкафы для документов стоят и денег, и места, и вы не можете быстро найти их, как цифровые файлы или заметки.

С другой стороны, несмотря на то, что хранение цифровых справочных материалов — это прекрасно, их сложнее поддерживать в порядке. Evernote может быть отличным инструментом для сохранения всех ваших справочных материалов, поскольку он может распознавать текст в отсканированных документах и ​​захватывать идеи из любого места с помощью Evernote Web Clipper, но он также может быстро превратиться в беспорядочный почтовый ящик. Вы можете использовать Dropbox или другие приложения для облачного хранения, чтобы сохранить каждую идею в цифровом файле, или создать решение «сделай сам», сочетающее приложения и бумагу, но и то, и другое потребует времени для организации.

Совет: Нужна помощь в организации ваших цифровых справочных файлов? Ознакомьтесь с разделами «Быстрый поиск файлов: организация файлов и папок» и «Советы по тегированию: организация файлов и другой информации с помощью тегов».

Я использую гибридную систему. У меня есть небольшой картотечный шкаф с двумя ящиками, где я храню бумажные документы для быстрой справки и в качестве резервной копии для важных цифровых файлов. Однако большая часть бумаги в моей жизни сканируется, автоматически сортируется с помощью удобного приложения для Mac Hazel и хранится в Dropbox. Это дает мне цифровую копию всего в одном месте, наряду с задачами и идеями, которые я записываю, но у меня все еще есть бумажная копия важных документов.

Независимо от того, какое решение вы используете для хранения своих идей и задач, убедитесь, что ваша информация доступна для поиска, доступна на ваших мобильных устройствах, а также на вашем компьютере, и регулярно создается резервная копия.

Совет: Нужна помощь в резервном копировании данных? Наше руководство о том, как сделать резервную копию всего из всех ваших приложений и устройств, поможет вам сохранить вторую копию всего — даже ваших данных, которые заблокированы в приложениях.

Фиксация задач и проектов

Следующим вашим шагом будет способ фиксации действий — задач, идей и проектов — которые всегда доступны. Вы можете использовать карманный блокнот и ручку, блокнот или приложение для списка дел, или и то, и другое. Главное, чтобы ты всегда есть где записать то, что приходит на ум.

Я использую OmniFocus, приложение для повышения производительности Mac и iOS, разработанное специально для GTD. Это всегда под рукой на моем компьютере, iPhone и Apple Watch, поэтому я могу зафиксировать задачу или идею в любой момент. Многие другие приложения для ведения дел, в том числе Asana и Todoist, также созданы с учетом GTD и позволяют так же легко быстро добавлять задачи и идеи.

Подробнее: Ознакомьтесь с нашим Полным руководством по использованию OmniFocus с GTD или найдите свой следующий любимый инструмент управления задачами в нашем обзоре из 40 лучших приложений для ведения дел.

Если вы предпочитаете ручку и бумагу, всегда держите при себе карманную записную книжку, такую ​​как Field Notes, Bullet Journal или Moleskine, вместе с карманной ручкой (мне нравится Fisher Space Pen Bullet), чтобы быть всегда готовым к работе. захват задач, когда вне и о. Это сочетание — первое, что я кладу в карман, когда одеваюсь каждое утро, и последнее, что кладу на тумбочку перед сном — так я могу запечатлеть задачи и идеи, возникающие прямо перед сном.

Это может показаться мелочью, но постоянное ношение с собой записной книжки или приложения для ведения дел гарантирует, что запись задач и идей станет привычкой — даже своего рода мышечной памятью. Вам нужно центральное место для хранения всего, чтобы вам никогда не приходилось задумываться, куда вы положили заметку или напоминание о задаче. А чтобы скрутить строчку из Гленгарри Глен Росс, надо Всегда захватывать .

Затем для действий, которые автоматически назначаются вам по электронной почте, Slack и инструменту управления командными проектами, скопируйте их в одно место автоматически с помощью приложения автоматизации Zapier. Например, вы можете настроить автоматическую отправку электронных писем с пометкой «todo» в Gmail в Todoist (или другое приложение), новые карточки Trello из вашей команды сохранять в Wunderlist или создать собственный рабочий процесс для добавления задач в папку «Входящие GTD» с помощью Zapier. 750+ интеграций приложений.

Добавить новые помеченные электронные письма в Todoist в качестве задач [только для бизнес -счетов Gmail]

Добавить новые помеченные электронные письма в Todoist в качестве задач [Business Gmail. Gmail + Todoist

Создание задач OmniFocus из новых сохраненных сообщений Slack

Создание задач OmniFocus из новых сохраненных сообщений Slack

Попробуйте

Slack, OmniFocus

Slack + OmniFocus

Add new Evernote notes to Asana

Add new Evernote notes to Asana

Try it

Evernote, Asana

Evernote + Asana

Добавление ярлыков к новым сообщениям электронной почты Gmail для создания заметок в OneNote [только для учетных записей Gmail для бизнеса]

Добавление ярлыков к новым сообщениям электронной почты Gmail для создания заметок в OneNote [только для учетных записей Gmail для предприятий]

Попробуйте

Gmail, OneNote

Gmail + OneNote

Обработка задач

Теперь у вас есть архив справочных материалов и папка входящих. Теперь вам нужно уточнить и систематизировать все, что вы засняли. Вы можете организовать все в любой список дел, но эти списки помогут сделать вещи более действенными: «Проекты», «Следующие действия», «Ожидание» и «Когда-нибудь/может быть».

Для каждого элемента действия в вашем почтовом ящике спрашивайте: Это многошаговое действие? Например, чтобы написать отчет, вам может понадобиться сначала изучить тему, создать план, написать черновик, а затем отредактировать черновик. Это многоэтапное действие. Внесите эти более подробные задачи в свой список проектов .

Затем определите, что называется «следующим действием» для этого проекта. Следующие действия — это следующий конкретный шаг, который вам нужно сделать, чтобы двигаться вперед и приступить к выполнению этого пункта. Это должны быть физические, видимые действия — то, что вы можете сделать в любое время. Например, «найти в Google виджеты и добавить в закладки пять лучших статей о виджетах» — это следующее действие, но более туманный «план отчета о виджетах» — нет.

Теперь, когда у вас есть следующее действие, поместите его в список Следующие действия . Сюда же вы должны добавить каждое из других ваших действий, которые не являются многошаговыми .

Теперь вы можете обработать список Следующие действия , задав себе следующие вопросы по каждому элементу:

• Могу ли я сделать это менее чем за две минуты? Если да, то сделайте это сейчас. Например, отправьте этот счет по электронной почте или оплатите онлайн-счет, прежде чем продолжить обработку остальной части своего почтового ящика.

• Подхожу ли я для этой задачи? Если вы можете делегировать задачу, вы должны это сделать. После делегирования задачи поместите элемент в список Ожидание .

• Это то, что мне нужно сделать в определенный день или время? Поместите это в свой календарь, чтобы получить напоминание

• Я действительно хочу или должен сделать это как можно скорее? Может быть, у вас есть мечта путешествовать по миру. Возможно, вам нужно сделать ремонт на кухне. Может быть, вы думали вернуться в школу. Такого рода идеи или проекты, которые вы может захотеть сделать, но не сейчас должен быть в вашем списке Может быть/когда-нибудь , чтобы они не загромождали ваш список Следующие действия или Проекты .

Вот блок-схема от The David Allen Company, которая может напомнить вам об этом процессе:

Совет от профессионала: Проблема со списком Может быть/Когда-нибудь заключается в том, что вы можете добавлять в этот список, казалось бы, бесконечные вещи, поэтому многие считают, что просмотр списка каждую неделю занимает слишком много времени. Затем вы полностью перестанете просматривать список, что сделает его бесполезным. Чтобы бороться с этим, я поддерживаю строгий лимит в 20 предметов на свои 9 часов.Список 0197 Someday/Maybe — если что-то добавляется, что-то удаляется. Я храню текстовый файл со своим списком желаний где-то еще и просматриваю его каждый год в свой день рождения.

Еженедельно просматривать задачи и проекты

GTD — это не просто составление списков дел — это гарантия того, что вы никогда ничего не забудете, даже задачи из списка Someday . Еженедельный обзор — это то, как вы этого добиваетесь. Чтение и просмотр ваших списков довольно просты, но дисциплина еженедельного обзора — это то, что поддерживает работу всей системы GTD и позволяет вам оставаться на высоте своих обязательств.

Компания Дэвида Аллена делит еженедельный обзор на три части: Get Clear, Get Current и Get Creative. Это отличная отправная точка для общего обзора процесса.

• Очистить . Соберите бумаги со своего стола, сумки и кошелька; выполните «проверку разума», чтобы зафиксировать любые необработанные задачи или проекты в вашей голове; обнулите свои почтовые ящики. Этот шаг поможет вам очистить колоды, чтобы убедиться, что все, что у вас на уме и в вашей жизни, записано.

• Получить текущий . Просмотрите список Next Action , календарь и списки Ожидание и Проекты . Потратьте несколько минут, чтобы убедиться, что ваши текущие проекты по-прежнему актуальны и что для них определено следующее действие.

• Творческий подход . Потратьте некоторое время на просмотр своих списков Когда-нибудь/Может быть , чтобы увидеть, стали ли пункты там актуальными. Затем потратьте некоторое время на мозговой штурм новых задач и проектов, которые необходимо добавить в список.

После того, как вы выполнили эти шаги, вы должны воспользоваться моментом и заблокировать все задачи, требующие времени, а также назначить встречу для следующего еженедельного обзора в своем календаре. Это ваш первый шаг к тому, чтобы сделать это привычкой.

Подсказка : Посмотрите эпизод управляемого еженедельного обзора из подкаста компании Дэвида Аллена, чтобы глубже изучить процесс еженедельного обзора.

GTD Ловушки, которые могут помешать вашему прогрессу

GTD предлагает множество способов выполнить больше работы за меньшее время и оставаться организованным. Он также имеет немало подводных камней, которые могут привести к поломке системы GTD. Я много раз падал с фуры ГТД, и каждый раз причиной был один из этих подводных камней.

Вот на что следует обратить внимание:

Добавление задач и невыполнение их

Помните, что если вы добавляете задачу, вы должны были добавить ее для достижения определенной цели в течение определенного периода времени. Если вы обнаружите, что просматриваете одну и ту же нерешенную задачу неделю за неделей, это означает, что либо задача должна быть выполнена сейчас, делегирована кому-то другому, перемещена в список Когда-нибудь/Может быть или полностью удалена. Если задача больше не актуальна, от нее можно избавиться. И если вы боретесь с мотивацией, есть практические способы сохранить мотивацию на работе.

Необработанные задачи в папке «Входящие»

Независимо от того, имеете ли вы дело с физическим или цифровым почтовым ящиком, важно сортировать задачи по спискам и проектам, чтобы вы могли отслеживать их и не позволять им гнить в папке «Входящие». Обрабатывайте входящие как минимум раз в неделю. Лично я не люблю заканчивать свой рабочий день, не убедившись, что мои основные почтовые ящики (электронная почта, OmniFocus, Trello и бумажный блокнот) не очищены.

Не делать еженедельные обзоры

Это один из самых больших камней преткновения для новых практикующих GTD. Обзор — это то, что поддерживает работу системы, так как он гарантирует, что вы выполнили все свои обязательства и составили планы по доведению задач и проектов до завершения. Без еженедельного обзора GTD — это просто причудливый список дел без какой-либо ответственности . Вот почему так важно еженедельно пересматривать свои задачи.

Наличие ложной срочности для задач

Добавление сроков выполнения и отметок к задачам и проектам, которые в них не нуждаются, создает дополнительный психологический стресс. Если вы сделаете все приоритетом, то фактически ничто не станет истинным приоритетом. Это похоже на коллегу, который отмечает каждое электронное письмо, которое отправляет, как Высокая важность . Добавьте даты выполнения и флажки, чтобы убедиться, что действительно важные задачи отмечены в вашем календаре, и доверьте своей системе обработку остальных, насколько это возможно.

Использование систем управления задачами в качестве средства прокрастинации

Это моя особая слабость — меня всегда привлекают яркие и блестящие новые приложения, блокноты и методы ведения дневника. Многие из них я уже перечислил в этом посте, и с каждым годом их становится все больше. В результате я часто трачу больше времени на перенос списков задач и проектов, чем на их выполнение.

Чтобы бороться с этим, выберите систему и примите решение не заглядывать в другие в течение длительного времени. Каждые шесть месяцев у меня есть повторяющаяся задача OmniFocus, чтобы проверить, какие новые приложения появились, и я могу потратить час или два, проверяя их и сравнивая их с OmniFocus. Как и в случае с большинством личных недостатков, как только вы их определили, вы можете работать над тем, чтобы свести к минимуму их негативное влияние на вашу жизнь. Этот метод позволяет мне поддаться моему желанию настроить мою систему GTD, но только два раза в год на пару часов.

Копирование чужого рабочего процесса GTD

На сегодняшний день поиск Google по запросу «рабочий процесс GTD» дает 17 200 результатов. Есть лотов блоггеров по продуктивности, большинство из которых подробно рассказали о своих методах GTD и почему вам следует подумать об их использовании. Пока вы только начинаете, я бы предостерег вас избегать этих сообщений. Выберите свою систему и регулярно пользуйтесь ею в течение шести месяцев; как только у вас будет этот базовый уровень, вы сможете точно судить, работает ли для вас чужой рабочий процесс GTD. В противном случае вы обнаружите, что переключаете свою систему каждые несколько недель, и это приведет к тому, что вы сойдете с фургона GTD.

Как вернуться на правильный путь с помощью GTD

Если вы пробовали GTD раньше, но он не прижился, возможно, пришло время попробовать еще раз. Начните с основных концепций, описанных выше, избегая при этом ловушек GTD. Затем, вот несколько дополнительных советов, которые могут помочь вам успешно сделать «Доведение дел до конца» привычкой:

Объявить о банкротстве системы управления задачами

Иногда люди возвращаются к GTD после падения и не знают, что делать с десятками проектов и задач, которые не были затронуты в течение нескольких месяцев. Тенденция здесь состоит в том, чтобы вернуться и индивидуально обновить каждый список.

Лучшим вариантом будет объявить о банкротстве системы управления задачами. Просто удалите все это и начните заново.

Это новое начало может быть отличным психологическим мотиватором. Если ваша система GTD отстает на несколько месяцев, вам, вероятно, потребуется меньше времени, чтобы начать заново с нуля, чем повторно посетить вашу заброшенную систему. Вы всегда можете экспортировать эти задачи/проекты в файл, к которому сможете вернуться после того, как прочно укрепите свою привычку GTD (вперед, установите ее как отложенную задачу на три месяца), если вы не можете от нее отказаться.

Подумайте о встряхивании вашего формата

Если ваша система GTD зашла в тупик, возможно, пришло время попробовать другой подход при выполнении перезагрузки GTD. Если вы использовали бумажную систему, рассмотрите возможность использования приложения на этот раз или наоборот.

Бумажные системы

Когда дело доходит до бумажных систем, золотым стандартом является система, описанная в книге GTD, которая устанавливает разделы в бумажном органайзере для вашего рабочего процесса, а также папки с файлами. Некоторые люди также предпочитают хранить всю свою систему в портативном компьютере, который они всегда берут с собой. Двумя популярными версиями систем, вдохновленных GTD для ноутбуков, являются Bullet Journal и аналоговая система разметки Dash/Plus. Другим вариантом является коллекция каталожных карточек, используемая в КПК Hipster, чтобы носить почтовый ящик в кармане.

Синхронизация приложений

Существует множество отличных приложений, совместимых с GTD, многие из которых работают с Zapier для автоматического захвата задач и оповещения вас о сроках выполнения задач. Asana, OmniFocus и Todoist являются одними из самых популярных, или вы можете получить обзор 40 лучших приложений для ведения дел в нашем обзоре.

Совет: Вы также можете объединить бумажные и цифровые инструменты в гибридную систему повышения производительности.

GTD о привычках, а не о приложениях или модных блокнотах и ​​ручках

Если есть что-то, что вы вынесете из этого поста, так это следующее: GTD о привычках . Запечатлеть каждую задачу, даже самую глупую обыденную, чтобы она не выходила из головы. Наличие справочной файловой системы, где вы можете легко хранить соответствующую информацию. Установка времени для выполнения определенных действий и их выполнения. Проведение еженедельного обзора.

Ни одно из этих действий не является революционным само по себе, но, сделав их частью нашей рутины, мы усваиваем их, и GTD становится больше, чем просто проект повышения производительности. Система становится внешним мозгом, который разгружает когнитивные ресурсы, которые прячутся в глубине вашего сознания каждую ночь перед тем, как вы ложитесь спать.

Выработка привычки к GTD означает наличие надежной системы, которая означает, что вы вернули часть этой когнитивной нагрузки и обеспечиваете душевное спокойствие, зная, что все жизненно важные задачи зафиксированы и находятся в процессе.

Мне нравятся приложения для повышения производительности, перьевые ручки и красивые блокноты, но они — вишенка на торте, а не сам торт. Менять рутину GTD доставляет мне удовольствие, но я, наконец, понял, что могу позволить себе легкомыслие этих дополнений только после того, как выполню свои обязательства по GTD.

---

Сохраняйте спокойствие и добивайтесь цели

К этому моменту у вас должно быть довольно хорошее представление о том, что GTD может и чего не может сделать для вас, несколько вариантов того, как вы можете реализовать GTD, и способы избежать падения фургон GTD, как я делал много раз за эти годы. Если вы сомневаетесь, работайте над освоением детских шагов, описанных выше, в указанном порядке.

Getting Things Done позволил мне одновременно работать над большим количеством проектов, чем я когда-либо мог себе представить, и за это я благодарен книге Дэвида Аллена. GTD определенно требует вашего времени и, возможно, денег, в зависимости от того, какие инструменты вы используете, но это достойное использование обоих.

Все еще не уверены, стоит ли использовать GTD в полном объеме? Если вам нужна более простая, но аналогичная система производительности, вот 5 альтернатив GTD , которые могут потребовать меньше усилий и времени.

Заглавное фото: denisreimann через Flickr . Фотография Keep Calm и GTD через The Keep Calm-O-Matic .

Освойте метод достижения цели (GTD) в 5 шагов [2022] • Асана

Не столь спорное мнение: ваш мозг не предназначен для хранения информации. Это потому, что, когда ваш разум загроможден делами и напоминаниями, у вас остается меньше мозговой энергии, которую вы можете потратить на работу, которую вам действительно нужно выполнить.

Это основной принцип метода «Getting Things Done» (GTD). Перемещая свои задачи из мозга в инструмент списка дел, вы получаете больше возможностей для работы, которая имеет значение. Вот как начать.

Что такое метод GTD?

Метод GTD, или «Как привести дела в порядок», основывается на убеждении, что чем больше информации вы отслеживаете в уме, тем менее продуктивны и сосредоточены вы. Вместо того, чтобы полагаться на свой мозг, методология GTD побуждает вас хранить всю вашу рабочую информацию во внешнем, организованном источнике правды. Таким образом, вы всегда будете знать ответ на вопрос «Что мне нужно делать дальше?» не беспокоясь о том, что работа провалится.

Что означает GTD?

GTD — это аббревиатура от «Getting Things Done», метод повышения производительности, впервые разработанный Дэвидом Алленом в 2001 году. Аллен описывает метод GTD в своей книге «Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity».

GTD — популярная стратегия тайм-менеджмента из-за простоты ее реализации и эффективности на практике. Даже если вы этого не осознаете, ваш мозг постоянно «включен» в фоновом режиме, перетасовывая и перестраивая предстоящие дела, чтобы убедиться, что ничего не упущено. Всякий раз, когда вы вводите в список новую задачу, ваш мозг должен обдумать все, что у вас есть в списке, и перераспределить приоритеты вашей работы относительно этой новой задачи.

Прочтите: 18 советов, стратегий и быстрых побед по тайм-менеджменту, которые сделают вашу работу лучше

Использование управления работой для реализации метода GTD

Вместо того, чтобы пытаться хранить всю информацию о вашем проекте в вашем мозгу, метод GTD использует пятиступенчатую систему для сбора и каталогизации ваших задач во внешнем источнике, таком как рабочий инструмент управления. Ваш мозг не предназначен для хранения больших объемов упорядоченной информации, но инструменты управления работой созданы. Преобразовав эту информацию в действенные элементы, вы лучше настроитесь на долгосрочный успех.

Инструменты, которые вы используете, имеют значение. Ищите инструмент, который позволяет собирать и упорядочивать личную информацию, информацию о проектах и ​​программах. Метод GTD не только помогает вам организовать ваши личные задачи — хотя он отлично подходит для этого — он также может помочь вам зафиксировать недействительную справочную работу, работу, которую должны выполнить другие члены команды, и цели, связанные с работой, которую вы выполняете. делаем.

Вместо того, чтобы хранить эту информацию в разных местах, метод GTD помогает вам вводить и систематизировать ее в одном инструменте, таком как инструмент управления работой. Естественно, мы считаем Асана хорошим вариантом. Asana воплощает в жизнь метод GTD, организуя вашу работу и снижая умственное напряжение, чтобы вы могли вовремя завершить важную работу.

Попробуйте Asana бесплатно

Плюсы и минусы метода GTD

Метод Getting Things Done — это всего лишь одна из стратегий тайм-менеджмента. Как и все методы тайм-менеджмента, он имеет свои плюсы и минусы. Стратегия, которую вы выберете для реализации, во многом зависит от того, какие навыки вы хотите улучшить с помощью тайм-менеджмента.

Плюсы

Система GTD проста в настройке и гибка в использовании. It:

• Снижает когнитивную нагрузку и умственное напряжение, возникающие при попытке вспомнить все, что у вас на тарелке.

• Устраняет многозадачность, чтобы у вас было больше времени, чтобы быть в потоке.

• Создает центральный источник всей информации, даже информации, не требующей принятия мер.

• Обеспечивает четкое представление о работе на вашей тарелке, поэтому при необходимости легко изменить приоритеты или перенести расписание.

Минусы

Прежде чем приступить к работе с методом GTD, следует помнить о некоторых ограничениях. Метод GTD:

• Требуется время для настройки. Если вы еще не используете систему управления задачами, создайте ее для документирования всей своей работы.

• Может быть слишком гибким. Метод GTD помогает только организовать ваши задачи, но не помогает планировать еженедельную или ежедневную работу. Некоторые люди борются с этим уровнем неограниченной гибкости. Если вы один из них, соедините метод GTD с другим методом тайм-менеджмента, таким как блокировка времени или тайм-боксинг.

Прочтите: Попробуйте тайм-боксинг: стратегия целенаправленного управления временем

Попробуйте эти 5 шагов рабочего процесса GTD

Пять шагов метода «Getting Things Done» настроят вас на успех. Эти шаги помогут вам каталогизировать и упорядочить предстоящую работу во внешнем инструменте, таком как Asana, чтобы вам больше не приходилось мысленно отслеживать предстоящие задачи. Затем, когда ваша работа организована по методу GTD, вы можете приступить к выполнению задач.

1. Захват

Прежде чем вы сможете организовать свою работу, вам сначала нужно зафиксировать ее — в месте за пределами вашего мозга. Дэвид Аллен называет это «Входящие» независимо от того, какой инструмент вы используете. Это потому, что любая задача, часть информации или напоминание (или, как любит это называть Аллен, «материал») попадают прямо в папку «Входящие». Думайте об этом не столько как о почтовом ящике, сколько как о списке задач с данными, которые будут обработаны позже.

Где собирать информацию

Если вы пытаетесь повысить личную продуктивность, рассмотрите возможность использования списка дел для отслеживания своей работы. В качестве альтернативы, если вы работаете в команде, попробуйте платформу управления работой, чтобы не только собирать и отслеживать свою собственную работу, но также организовывать и управлять работой вашей команды.

Сосредоточьтесь на фиксации, а не на организации

Не волнуйтесь, если работа, которую вы фиксируете, не организована или хорошо задокументирована. Первый шаг — просто получить ваши вещей из вашего мозга во внешний источник. Захват — это первый шаг к организации ваших задач в лучшую систему производительности.

Убедитесь, что вы используете систему, которая упрощает сбор информации. Ключевым принципом метода GTD является захват информации, как только она поступает в ваш мозг. Это сразу же облегчает нагрузку и помогает гарантировать, что ничего не пропадет. Там, где это применимо, не забудьте добавить дополнительный контекст, например документы, соавторов, сроки выполнения или ключевые сведения.

Использовать виртуальную систему

Лучший способ собрать все эти вещи — использовать виртуальную систему, а не аналоговую. Письменные списки дел дают удивительно приятное ощущение вычеркивания чего-то, но они также являются худшим способом отслеживать ваши дела. На самом деле письменный список дел часто неорганизован, подвержен ошибкам, легко теряется и неэффективен.

Естественно, мы рекомендуем Asana. Asana — это система управления работой, которая организует работу, чтобы ваша команда знала, что делать, почему это важно и как это сделать.

Попробуйте Asana бесплатно

2. Уточнить…

После того, как вы все зафиксировали, пришло время уточнить. На этапе уточнения вы превращаете полученную информацию в практические задачи, подробные заметки или надежный контекст. Этап уточнения и этап организации идут рука об руку — когда вы уточняете, вы также организовываете эту работу в соответствующий проект.

Для уточнения убедитесь, что каждый элемент в вашем почтовом ящике содержит достаточно информации, в том числе:

• Заголовок, побуждающий к действию (мы рекомендуем начинать с глагола).

• Любой контекст, документы, файлы или соавторы, которые необходимо включить в работу.

• Соответствующая проектная инициатива, список дел или цели, к которым привязан элемент.

• Любой связанный контекст, например стадия, на которой находится работа, связанный бюджет, предполагаемое рабочее время или приоритет.

• Независимо от того, заблокирована ли эта работа другими результатами или ожидается дополнительная информация.

Пока не беспокойтесь о перемещении этих задач. Вы переместите задачи из папки «Входящие» в соответствующий проект на этапе «Организовать».

Приоритет имеет значение

По мере уточнения добавляйте связанный приоритет к каждому пункту. Неизбежно появляются новые вещи, сдвигаются сроки и меняются приоритеты. Имея четкое представление о приоритете каждой задачи, вы можете при необходимости изменить сроки выполнения, чтобы всегда выполнять наиболее важную работу и знать, что отложить или делегировать, если это необходимо.

Прочтите: Четыре способа управлять жестким графиком и сменой приоритетов

Быстрые задачи

Иногда быстрее выполнить работу проще, чем провести ее сортировку и уточнение:

• Если для выполнения задачи требуется менее двух минут, сделайте ее немедленно. Это не только удалит его из вашего разума, но и из вашего списка дел.

• Если что-то не входит в ваши обязанности, делегируйте работу нужному человеку.

При необходимости разбейте элементы на несколько задач

Возможно, вы записали элементы, которые представляют более одной задачи. Например, представьте, что вас вдохновило создать новую электронную книгу, и вы добавили быстрое напоминание в папку «Входящие». Создание электронной книги требует много шагов и включает в себя множество заинтересованных сторон. Поэтому на этапе уточнения разбейте эту инициативу на несколько отдельных задач. Создайте задачу «Схема электронной книги», задача «Просмотреть схему», задача «Черновик электронной книги» и т. д. 

В качестве альтернативы, если захваченный вами элемент представляет собой всю информацию о проекте или программе, используйте инструмент управления проектами, чтобы зафиксировать все движущиеся части этой инициативы. Например, если вы работаете над запуском нового продукта, используйте инструмент управления проектами для отслеживания различных частей, связанных с запуском, — разработки и разработки продукта, стратегии выхода на рынок, пресс-релиза и т. д. на.

3. … и Организовать

Пока вы Уточняете, вы также должны Организовывать. На этапе «Организация» переместите элементы в соответствующие проекты в вашем инструменте управления работой. Вы можете думать о проектах как о виртуальных папках для хранения важной связанной информации. Организуя и перемещая задачи в соответствующие проекты, вы превращаете эти задачи из заметок в полезную работу.

Прочтите: 11 шаблонов проектов, чтобы начать работу в правильном направлении

Настройка организационной структуры

Каждый раз, когда вы получаете элемент в папке «Входящие» — после уточнения и добавления любого дополнительного контекста — перемещайте его из папки «Входящие» и в соответствующий проект. Если вы еще этого не сделали, настройте проекты для размещения ваших различных инициатив. Мы рекомендуем:

• Проект для всей вашей практической работы, отсортированный по приоритету 

• Проект для заметок или справочных материалов

• Проект или инструмент для отслеживания личных и командных целей

• Проект для инициатив, на которые у вас нет времени, но вы хотите вернуться в будущем

• Проект или раздел для заблокированной работы

• Групповой проект для обмена информацией и повестки дня встреч

Организация является важной частью метода GTD, но точную организационную систему вы выбираете сами. В Asana все, что вам назначено, автоматически попадает в ваши «Мои задачи». Это вид всей работы, которую вам нужно выполнить. Вы можете создать дополнительные разделы в «Моих задачах», чтобы упорядочить высокоприоритетные задачи, которые необходимо выполнить сегодня, задачи, которые необходимо выполнить на этой неделе, и более долгосрочные задачи.

Очистка папки «Входящие»

Все мы сохранили задачи как «непрочитанные» в папке «Входящие», чтобы вернуться к ним позже. Но эти вещи занимают умственное пространство и на самом деле не продуктивны. Вместо этого превратите каждую задачу в действенную задачу и сразу же переместите ее в соответствующий проект.

По завершении шагов «Уточнить и упорядочить» ваш почтовый ящик должен быть пуст. Все должно было быть перенесено в соответствующий проект или рабочий документ, чтобы в следующий раз, когда вы будете проверять папку «Входящие», вы сортировали совершенно новые задачи.

4. Рефлексия

Метод GTD — это не метод «установил и забыл». Вместо этого вам нужно часто пересматривать свои задачи и при необходимости перерасставлять приоритеты. Вот почему так важно понимать приоритет каждой задачи. Если новые задачи имеют более высокий приоритет, чем старая работа, понимание относительного приоритета каждой задачи поможет вам изменить график работы и легко справляться со сменой приоритетов.

Когда размышлять

Шаг «Размышление» может быть скользкой дорожкой — последнее, что вам нужно, — это постоянно проверять папку «Входящие», так как это сокращает потенциальное время сосредоточения внимания.

Мы рекомендуем Отражать два раза в день — в начале и в конце каждого дня. Сделайте размышления частью своего утреннего ритуала, а в конце дня повторите сортировку, чтобы лучше подготовиться к завтрашнему дню. Таким образом, вы подходите к каждому дню с ясной головой, не чувствуя необходимости проверять свой список дел и реорганизовывать свой ежедневный календарь. Помните: метод GTD предназначен для облегчения умственной нагрузки, поэтому убедитесь, что вы не слишком часто размышляете, потому что это противоречит цели.

Затем сделайте более тщательный еженедельный обзор работы, которую вы выполнили за последние несколько дней, и задач, которые предстоит выполнить на следующей неделе. Убедитесь, что ничего не провалилось, и при необходимости уточните приоритеты, чтобы начать следующую неделю готовыми к работе.

5. Engage

На этапе Engage вы выполняете большую часть своей работы в рамках метода GTD. Вы очистили свой разум и организовали все, что вам нужно сделать. Теперь все, что осталось, это, ну, сделать что-то.

Что делать, когда

Не существует строгих правил или рекомендаций относительно того, что и когда делать. Если вы предпочитаете такую ​​структуру, сочетайте метод GTD с другими методами тайм-менеджмента, такими как метод Pomodoro.

Четыре рекомендации по вовлечению

Если вы не знаете, с чего начать, прежде чем приступить к работе, ознакомьтесь с четырьмя рекомендациями по вовлечению. Затем выберите задачу, наиболее подходящую для вашей текущей ситуации.

1. Приоритет: Какие задачи имеют наивысший приоритет? Что вам обязательно нужно сделать сегодня?

2. Контекст: Подобно тому, как наш мозг не может работать в режиме многозадачности, также лучше выполнять схожие задачи одновременно. Это методология блокировки времени. Работа со всеми электронными письмами одновременно — вместо переключения между задачами, электронной почтой и обратно — помогает вам выполнять задачи быстрее, потому что ваш мозг уже находится в этом контексте. Если вы думаете о том, что делать дальше, попробуйте выполнить всю аналогичную работу в одном временном блоке.

3. Свободное время: Сколько у вас сейчас есть времени? В идеале выберите задачи, которые вы можете выполнить в то время, которое у вас есть, чтобы вам не пришлось останавливаться на полпути.

4. Доступная энергия: Как вы себя чувствуете? Важно учитывать не только ваши теоретические способности, но и ваши реальные возможности.