Гтд как выглядит: Номер декларации на товары – как проверить номер таможенной декларации в Таможенном союзе

что это такое (расшифровка), как выглядит и заполняется грузовая таможенная декларация

По закону термин грузовая таможенная декларация не используется с 2011 года, но до сих пор в ходу. Сейчас документ называется так — декларация на товары.

Это один из видов таможенной декларации. Всего их четыре:

1. Декларация на товары.
2. Транзитная декларация.
3. Пассажирская таможенная декларация.
4. Декларация на транспортное средство.

Декларацию на товары может подавать только ИП или компания.

Зачем нужна декларация на товар

Документ подтверждает перемещение товаров через таможенную границу. У него есть три назначения:

1. Оформление ввоза или вывоза товаров в соответствии с выбранным таможенным режимом, например импорт, экспорт, транзит.
2. Подсчет таможенных пошлин и сборов за оформление.
3. Ведение статистики внешнеторговых операций.

Подавать декларацию может только представитель российской организации или российский ИП. Иностранные компании могут ввозить и вывозить товары в порядке исключения. Например, для транзита или для собственных нужд, если у компании есть российский филиал.

ст. 83 ТК ЕАЭС

Как подать декларацию

Декларацию подают в центр электронного декларирования — ЦЭД, через личный кабинет участника ВЭД на сайте Федеральной таможенной службы. При этом товар и декларант могут находиться на одном таможенном посте, а сотрудник ЦЭД — в другом регионе.

ЛК ФТС

Если декларация заполнена верно, ЦЭД уведомляет об этом сотрудников поста. Документ получает регистрационный номер. Если в документе найдут ошибку, товар задержат, потребуют исправить ошибки или заполнить декларацию заново.

Декларация состоит из основного листа — ДТ1 — и добавочных листов ДТ2. В одной декларации можно заявить не более 999 наименований товаров.

В листе ДТ1 указывают только один товар или товары одного коммерческого наименования — например, партию трикотажных носков от венгерской фабрики.

То есть у продукции должны быть:

Инструкция коллегии ЕЭК

• один код ТН ВЭД ЕАЭС;
• одна страна-производитель;
• один товарный знак, марка, модель, артикул;
• одинаковые технические или коммерческие характеристики.

Если наименований товаров больше одного, заполняют добавочные листы — ДТ2. В законе нет требований, какой из товаров указывать в ДТ1: это решает предприниматель.

Предприниматель везет только бутылки подсолнечного масла «Ромашка». Ему надо заполнить только ДТ1 — в трех экземплярах. Один документ для таможни, оставшиеся две копии вернут декларанту.

Заполнять декларацию нужно печатными заглавными буквами.

Графы 1—30 — данные об отправителе, получателе, маршруте, транспорте, условиях поставки. 31—49 — данные о товаре: название, количество, вес, стоимость. 51—54 — поля для отметок таможни

Лист ДТ2 заполняют, если в одной партии декларируются разные товары.

Бизнесмен, помимо подсолнечного масла «Ромашка», везет мыло и наборы карандашей. Если в ДТ1 он указал масло, тогда в ДТ2 опишет мыло и наборы.

На одном дополнительном листе можно указать данные о трех товарах. В остальном порядок заполнения такой же.

Декларацию для экспорта подают заранее, до вывоза продукции с территории страны и пересечения границы. Для импорта декларацию подают до истечения срока хранения товаров на таможне — он составляет четыре месяца.

Что важно запомнить

1. Декларация на товар — документ для перевозки товара через таможенную границу. Она нужна для импорта, экспорта, транзита и других таможенных операций.
2. Строгих сроков оформления нет. Для экспорта важно успеть подать до того, как товар будет отправлен на таможню. А для импорта — успеть подать до истечения срока временного хранения товара.
3. Если в партии идентичная продукция, то есть одинаковые название, производитель и коммерческие характеристики, нужен основной лист декларации на товар.
4. Если в партии есть и другие виды товаров, то к основному листу подаются дополнительные. На одном дополнительном листе можно указать данные о трех разных товарах.

Регистрационный номер таможенной декларации в счет фактуре 2022

Евдокимова Наталья Бухгалтер-эксперт

27 сентября 2019

11839

Распечатать

Поделиться

Размер шрифта:

Регистрационный номер таможенной декларации — это специфический кодификатор отчетности, обозначающий сведения об органе таможни, дате приема и порядковом номере отчетного формуляра. Правила применения и расшифровка кода по последним разъяснениям контролеров.

Содержание

Еще в октябре 2017 года чиновники скорректировали правила составления документации, используемой при расчетах налога на добавленную стоимость. Среди многочисленных изменений в структуре и содержании бланков введен новый реквизит — регистрационный номер таможенной декларации (в счет-фактуре, книгах покупок и продаж).

Структура и правила применения

Обновленный шифр представляет собой 21 символ. По сути, код состоит из трех групп цифр:

• первая группа — это 8 цифр, обозначающие код органа таможни, в котором была зарегистрирована декларационная документация;
• вторая группа — это 6 цифр, которые раскрывают информацию о дате регистрации отчета в отделении таможни;
• третья — это последние 7 чисел, указывающие порядковую нумерацию декларационного отчета.

Внешне шифр выглядит следующим образом:

Первая группа	Вторая группа	Третья группа
ХХХХХХХХ/	ХХХХХХ/	ХХХХХХХ

Обратите внимание, что регистрационный номер таможенной декларации в книге продаж, покупок или счете-фактуре обозначается по единым стандартам. То есть группы чисел, обозначающие конкретную информацию кода, разделяются дробью (косой чертой).

Примеры шифра

Первая группа	Вторая группа	Третья группа
10714040/	110919/	0095741
Декларационная документация была принята постом таможни «Морской порт Восточный Находкинской таможни»	Дата приема отчета — 11 сентября 2020 года	Порядковая нумерация, присвоенная документации — 0095741.

В отчете шифр выглядит следующим образом: 10714040/110919/0095741. Причем группы разделяются только косой чертой, никаких пробелов, точек и иных знаков не предусмотрено.

Коды органов таможни других стран могут быть другими. Например, в Армении код органа таможни представляет собой всего две цифры. В Белоруссии — всего 5 символов, как и в Казахстане и Киргизии.

Где взять код

Со структурой и правилами составления кода разобрались. Но собственно, где взять регистрационный номер таможенной декларации? Этот шифр указывается в первой строчке графы А основного листа декларации. Также код дублируется и на первой строке графы А добавочного листа декларационной документации.

Пример показывает, где номер ГТД в декларации.

Отличие от старого реквизита

Реквизит не является совершенно новым для документации, используемой при исчислении НДС. Ранее регномер декларации использовался в отчетности в аналогичном порядке. Только вот наименование кодификатора несколько отличалось. До изменений 01.10.2017 код именовался как «номер таможенной декларации». Теперь реквизит документации изменен, к слову «номер» добавилось определение «регистрационный».

Позиции, где можно было проверить регистрационный номер таможенной декларации, не изменились. Это все те же первые строчки графы А декларационного документа. Реквизит следует указывать:

• графа 11 счета-фактуры;
• графа 3а книги продаж;
• графа 13 книги покупок.

Указывайте номер ТД в алкогольной декларации по общим правилам. То есть шифр впишите через дробь, без пробелов. Если шифров несколько, укажите их все через точку с запятой.

Особенности заполнения

Для каждого вида документа предусмотрен особый порядок составления. Все правила закреплены Постановлением Правительства РФ № 1137 (в последней редакции).

В счете-фактуре

Реквизит заполните в счете-фактуре в двух случаях:

1. Если товары, по которым оформляется документация, происходят не из России.
2. Если товары выпущены для внутреннего потребления, при окончании свободной таможенной зоны Калининградской области.

В книге покупок

Указывайте регистрационный номер таможенной декларации в книге покупок для товаров, ввезенных на территорию РФ. При условии, что их декларирование через таможню предусмотрено нормативами ЕЭС.

В соответствующей графе впишите регномер. Либо перечислите все регистрационные шифры ТД, в которых были зарегистрированы ввезенные товары. Коды указывайте через точку с запятой, в соответствии с правилами оформления.

В книге продаж

Указывайте реквизит в отдельной графе 3а книги продаж. Заполняйте регномер ТД при выпуске продукции для внутреннего потребления при завершении свободной зоны таможни Калининграда и области.

Заполните реквизит при реализации товаров, по которым НДС, исчисленный при декларировании через таможню:

• не уплачивался, в соответствии с абз. 1 подп. 1.1 п. 1 ст. 151 НК РФ;
• уплачивался, в соответствии с абз. 3 подп. 1.1 п. 1 ст. 151 НК РФ.

‘;}

Распечатать

Поделиться

Евдокимова Наталья Бухгалтер-эксперт

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Подписывайтесь на наш канал в Telegram

Мы расскажем о последних новостях и публикациях

Подписаться

Руководство для начинающих по достижению целей®

Подписка на рассылку ->

Getting Things Done — это метод тайм-менеджмента, который покорил мир, когда он был впервые опубликован в 2001 году. Он был создан Дэвидом Алленом после многих лет исследований и практики в области методов повышения производительности. (Как некоторые из вас уже знают, основатель и генеральный директор Zenkit Мартин Велкер имел честь взять интервью у г-на Аллена для The Next Web в этом году.)

GTD по сей день остается популярным и пользуется большой популярностью во всем мире. Если вы новичок в GTD, это руководство познакомит вас с основными принципами. Если вы опытный пользователь, следите за статьей на следующей неделе о том, как настроить GTD в Zenkit.

---

Что такое GTD?

Getting Things Done (сокращенно GTD) — это гораздо больше, чем просто способ добиться цели. Это платформа для организации и отслеживания задач, так что вы можете На 100% доверяйте тому, что дела в вашем списке дел действительно нужны вам.

GTD заставляет вас добавлять как контекст , так и структуру к задачам  — «выбрасывать вещи из головы и помещать в пространство, где вы можете начать над ними работать».

«Ваш разум предназначен для того, чтобы иметь идеи, а не удерживать их»

Дэвид Аллен

Основная концепция ГТД заключается в том, что ваш мозг отлично справляется с новыми идеями, но плохо их запоминает. Например, он помнит, что вам нужно купить подарок на день рождения мамы на следующей неделе, но вместо того, чтобы напомнить вам, когда вы проходите мимо ее любимого магазина, он просто оставляет вас с щемящим ощущением, что вы должны были купить что-то… для кого-то… ?

При правильном использовании GTD — это надежная система, которая помогает вам превратить ваши смутные идеи, прихоти, вдохновение и ночные размышления в действия. Идея состоит в том, что как только вы доверитесь своей системе, ваш мозг перестанет пытаться все отслеживать, тем самым уменьшая стресс и высвобождая силы мозга для более продуктивных дел. Звучит потрясающе, правда?

---

Как на самом деле работает GTD?

GTD опирается на серию списков, которые вы используете для систематизации всего, что приходит вам в голову. Чтобы внедрить GTD, вам нужно зафиксировать и обработать «вещи», которые входят в вашу жизнь, следуя рабочему процессу из 5 шагов.

• Захват : Соберите то, что привлекло ваше внимание. Это все, что у вас на уме, от электронных писем, требующих действий, до блестящих идей, которые приходят к вам в душе. Вы можете использовать блокнот или приложение или даже электронное письмо самому себе в качестве «входящих». Будь то задача, что-то, что вам понравилось, или что-то, что вам нужно запомнить для работы, запишите это . Убедитесь, что вы регулярно проверяете все свои различные почтовые ящики.
• Уточнить : Обработать, что это значит. Спросите себя, является ли это «действующим», если это то, с чем вам нужно что-то делать. Это очень быстрый шаг, который нужно делать регулярно. Позже я покажу вам, как быстро обрабатывать с помощью простого дерева решений.
• Организуйте : Положите на место. Сохраните его как ссылку, добавьте в свой календарь, добавьте в приложение для управления задачами или просто переместите в корзину. Вы также можете добавить «контекст». Я расскажу об этом позже, но вкратце контексты — это способ пометить задачи человеком, местом или вещью, которые вам нужны, чтобы что-то сделать. «Офис» или «дом» — распространенные контексты местоположения. «Телефон» или «Электронная почта» — обычные контексты.
• Reflect : Часто пересматривайте. Просмотрите свои списки  — «каждый из них» — и внесите коррективы, если необходимо. Делайте еженедельный обзор, чтобы прояснить свои списки и очистить свой разум. Отсутствие регулярного пересмотра означает, что вещи накапливаются и вся система ломается.
• Задействовать : Просто сделайте. Этот шаг самый простой, если вы хорошо настроили свою систему! Если вы регулярно работаете над первыми четырьмя шагами, то вы со 100% уверенностью знаете, что вещи в вашем списке — это то, что вам нужно сделать, чтобы добиться значительного прогресса в достижении ваших целей.

Далее идут ваши списки: «Входящие», «Следующие действия», «Ожидание…», «Проекты» и «Когда-нибудь». Эти списки составляют основу системы GTD. Каждая вещь, которая требует вашего внимания, попадает в список «Входящие», а затем просачивается в другие списки через этапы уточнения и организации. То, как вы обрабатываете и сортируете эти списки, определяет, на что вы действуете, а на что нет.

---

Захват — Записать все

Входящие — это место, где все попадает, куда вы записываете свои мысли. Это почтовый ящик для вашего мозга  — электронные письма, телефонные звонки, идея, которая пришла вам в голову по дороге на работу, кто-то просит вас посидеть с собакой на выходных… все. Некоторые люди носят с собой блокнот для записи мыслей, другие используют приложение или записывающее устройство. Неважно, что вы используете, или сколько их у вас есть (у вас может быть более одного списка входящих). Важно лишь то, что вам есть куда выгружать мысли по мере их прихода к вам, где бы вы ни находились.

Когда вы впервые начинаете использовать GTD, вы должны сделать дамп всего, что у вас на уме или разбросано по вашей жизни. Запишите все, что вам нужно или вы хотите сделать, все, о чем вы думали в течение последних нескольких дней или недель. На языке GTD это называется «открытая петля». Открытые циклы — это то, что не дает вам покоя, то, что вы вспоминаете, когда не можете заснуть в четыре утра, и то, что раздражает вас, когда вы снова сталкиваетесь с этим (например, тот скол на краске). Это ваша возможность закрыть эти петли и не дать им занимать место в вашем уме. Добавьте все в свой почтовый ящик.

---

Уточняйте и систематизируйте — Обрабатывайте свой почтовый ящик

Это ключ к тому, чтобы вся система работала. Как только вы соберете все свои мысли, ваш следующий шаг — обработка. Здесь вы берете все, что захватили  а затем проясняете и организуете их. Может потребоваться некоторое время, чтобы просмотреть все, что вы добавили в список после первого «сброса мозгов», но как только вы закончите, это будет происходить постоянно. Чем чаще вы обрабатываете, тем меньше усилий это требует.

Итак, как вы на самом деле обрабатываете свой почтовый ящик? Ну, вот вам в помощь удобное дерево решений:

Это намного проще, чем кажется, обещаю!

Вы обрабатываете новый элемент в своем почтовом ящике, задавая себе ряд вопросов о нем:

• Можно ли действовать?
• Для завершения требуется всего один шаг?
• Это займет больше 2 минут?
• Должен ли я это сделать, или я могу передать это кому-то другому?
• Нужно ли это делать в определенный день или время?

Вот и все. От того, как вы ответите, зависит, в какой список будет добавлен ваш товар. Если оно не добавлено в список, вы либо делаете это немедленно, либо отправляете его в папку, либо выбрасываете в корзину.

Можно ли принять меры?

Это в основном спрашивает, нужно ли вам сделать что-то , чтобы убрать это из вашего списка. Если элемент не требует действия, вы можете переместить его в одно из трех мест: корзину, ссылки или список «когда-нибудь». Предметы, с которыми не стоит иметь дело или которые вообще не требуют вашего внимания, отправляются на мусор .

Вещи, которые являются полезными или информативными, но не требуют каких-либо действий (например, рецепт, который вы хотите сохранить, или информативная статья, которая может понадобиться вам снова в один прекрасный день), должны храниться в соответствующем месте как ссылка .

Наконец, если что-то может потребовать действий когда-нибудь, но не сейчас, оно добавляется в список когда-нибудь . Это вещи, которые вы хотите запомнить, но они не должны загромождать ваш список «следующих действий». Такие вещи, как «Выучить японский» или «Написать книгу», идут сюда.

Требуется ли выполнение более одного шага?

В GTD «проект» — это все, что требует для завершения более одного действия. Если ваш список «Входящие» содержит несколько связанных задач, создайте отдельный проект для управления этими вещами. Добавьте заголовок проекта в качестве элемента в свой список проектов и выберите один элемент действия из этого списка, чтобы добавить его в список следующих действий.

Сколько времени это займет?

Если что-то можно сделать за 2 минуты или меньше, вам следует сделать это немедленно . Идея состоит в том, что если это так быстро сделать, было бы пустой тратой времени добавлять это в список или делегировать. Это может включать в себя пересылку полезного электронного письма коллеге или отправку забавной гифки с котом вашей маме.

Если это занимает более 2 минут, вы должны выяснить, можете ли вы это сделать только вы или вы можете поручить это кому-то другому.

Может ли это сделать кто-то другой?

Если вы можете легко делегировать дело кому-то другому, сделайте это. Если вы хотите, чтобы напоминание сопровождало что-то или кого-то, вы должны добавить элемент в свой список 9.0014 жду… список . К вещам, которые вы можете добавить в свой список ожидания, относятся вещи, которые заблокированы по какой-либо причине  — вам нужен ответ на отправленное вами электронное письмо, прежде чем вы сможете продолжить, или вы ожидаете доставки. Всегда отмечайте дату, когда вы добавляете элемент в этот список, чтобы вы могли следить за ним в нужное время.

Если вы не можете что-то делегировать, то вам нужно добавить это либо в календарь  или добавить в список следующих действий , желательно с контекстом 9тег 0015.

Нужно ли это делать в определенную дату или время?

Если что-то имеет конкретную дату или время выполнения, вы должны добавить это в свой календарь . К ним относятся такие вещи, как приемы у стоматолога, встречи и перелеты. Не включайте ничего, что вы хотите, чтобы было сделано в определенный день, только то, что должно быть сделано . Включение в календарь только «обязательных дел» избавляет его от беспорядка и делает его более полезным, показывая только то, что вам нужно. 0018 имеют дел в определенный день.

Если что-то требует от вас действий, но не имеет конкретной даты выполнения, вы должны добавить это в список следующих действий . Ваш список следующих действий содержит вещи, которые необходимо сделать как можно скорее. Все в этом списке должно быть физическим , видимым действием  — «написать электронное письмо Джону о бронировании места проведения вечеринки» вместо «планировать вечеринку». Это самое важное правило в GTD. (Редактировать: вот как вы можете написать лучшие действия.)

Запись чего-либо в виде физического видимого действия снижает барьер для начала выполнения задачи. С точки зрения умственных усилий гораздо проще «позвонить Дженнифер, чтобы заказать услуги няни на вечер четверга», чем «организовать няню», хотя технически это одно и то же.

В идеале вы должны добавить контекстный тег к элементам списка следующих действий. Тег контекста сообщает вам, где вы должны быть, какие инструменты вам нужны и / или кто вам нужен с вами для выполнения задачи. Примерами контекстных тегов являются «за покупками», «на работе», «с детьми», «телефон» или «компьютер». Другие контексты, которые вы могли бы использовать, включают время, которое у вас есть, сколько энергии у вас есть или какой приоритет у предмета.

Если вы можете просматривать список своих следующих действий, отсортированный по контексту, вы можете легко просто проверить свой список дел, которые нужно сделать «на работе» или «по магазинам», пока вы находитесь в этих местах.

---

Отражение — Еженедельный обзор

Крайне важно еженедельно пересматривать все, что есть в каждом из ваших списков. В своей книге Дэвид Аллен говорит, что еженедельный обзор является «критическим фактором успеха». Почему? Все просто: чем дольше вы позволяете вещам накапливаться в папке «Входящие», тем сложнее будет со всем этим справиться. Обработать всего 15 элементов намного проще, чем 50 или 500!

Регулярный просмотр ваших списков — вот что делает или ломает систему. Если вы этого не сделаете, вещи начнут проскальзывать сквозь трещины. Вы забудете добавить что-то в следующий список действий или забудете удалить то, что больше не должно быть в списке.

Вот несколько вещей, которые вы должны проверять каждый раз:

• Каждый проект должен иметь следующее действие.
• Каждая вещь в вашем списке действий должна быть тем, что вы хотите сделать на следующей неделе. Если нет, переместите его в свой список когда-нибудь или полностью удалите!
• Что-то из вашего списка когда-нибудь, возможно, нужно будет перенести в список следующих действий. Ура!

Бонусные баллы: Вы также можете использовать «триггерные списки» во время проверки, чтобы помнить незавершенные циклы, которые вы, возможно, забыли добавить в свой почтовый ящик. Триггерный список — это просто список слов, которые «заставляют» вас что-то вспомнить. Вы можете настроить один для работы: «начальник, коллега, незавершенные проекты, люди, ожидающие моего ответа…», один для дома: «домашняя работа, домашние животные, дети, партнер…», один для вещей, которые вы изучаете, или для хобби у вас есть.

---

Engage — Делайте все!

Фу! Ваша система на месте, вы привыкли обрабатывать свой почтовый ящик и начали выбрасывать вещи из своего списка, как профессионал. Потрясающий.

Наслаждайтесь душевным спокойствием, которое вы получили, создав систему, которая дает вам 100% уверенность в ваших списках дел.

---

Дополнительные ресурсы

Это лот из , но в него стоит инвестировать по очень веской причине: если вы сможете заставить его работать на вас, то он может изменить вашу жизнь.

К счастью для вас, с годами он стал суперпопулярным, а это значит, что о нем написало множество людей. Вот список ресурсов, которые вы можете использовать, чтобы узнать больше, получить вдохновение или найти способы настроить его так, чтобы он работал на вас:

• Приведение дел в порядок: искусство продуктивной работы без стресса Дэвид Аллен
• Блог Дэвида: GTD Times
• Выступление Дэвида на TED Talk
• статей GTD на Lifehacker
• 43 папки (особенно о «файлах щекотки»)
• Наше интервью с самим мужчиной
• Википедия

---

Заключительные мысли

Надеюсь, вам понравилось подробное погружение в GTD на этой неделе! Существует тонн материалов, которые можно узнать о GTD, и я едва коснулся поверхности, поэтому, если вам интересно, обязательно ознакомьтесь с приведенными выше ресурсами. Вы GTD-er? Используете ли вы Zenkit для управления рабочим процессом GTD? Поделитесь своими советами со всеми в комментариях!

Редактировать: вы можете найти руководство по GTD в Zenkit здесь!

Ура,

Шивон и команда Zenkit

*GTD® и Getting Things Done® являются зарегистрированными товарными знаками The David Allen Company, и эта статья никоим образом не поддерживается ими и не связана с ними.

Была ли эта статья полезной? Пожалуйста, оцените это!

Нажмите, чтобы оценить этот пост!

[Всего: 24 Среднее: 4,7]

Пожалуйста, поделитесь

Как я научился меньше сосать в GTD (система, которая заставляет это прилипать)

Как и многие другие, я слишком много раз пытался следовать знаменитому методу «Getting Things Done» или GTD Дэвида Аллена.

Я мог бы поддерживать свою систему GTD пару недель, может, даже пару месяцев, если у меня не будет слишком много работы. Может быть.

Но неизбежно мои списки дел начинают меня пугать. Количество просроченных задач в моих проектах Todoist постепенно достигает уровня, вызывающего панику.

Приблизительно к 50 просроченным задачам я закрываю Todoist на своем Mac, чтобы не видеть количество вещей, которые мне , а не каждый раз, когда я открываю свой компьютер. Я перестаю проверять свои дела на телефоне. После этого я начинаю отказываться от повторяющихся задач, что только усугубляет ситуацию.

В конце концов – после большого чувства вины и пропущенных сроков или двух – я достиг предела. Я сажусь и провожу несколько часов, загружая все свои открытые задачи в свой диспетчер задач, назначая и переназначая даты, добавляя все свои контекстные метки, как хороший GTDer.

Пройдя через этот напряженный цикл в сотый раз, я, наконец, начал спрашивать себя, что я делаю неправильно. Почему я не могу поддерживать GTD дольше месяца? Что я могу с этим поделать?

Проблема с большинством советов GTD, которые я нашел, заключается в том, что они написаны людьми, которые от природы довольно хорошо умеют жить вместе. Им может понадобиться совет, чтобы изменить свой рабочий процесс здесь или там, но по большей части они уже организованные и продуктивные люди.

Я аплодирую этим людям. Я восхищаюсь этими людьми. Я хотел бы быть этими людьми. А я нет (пока).

Тем не менее, я отказываюсь верить, что я каким-то образом принципиально неспособен Доводить Вещи до конца. Поэтому я решил написать этот пост с советами о том, как добиться GTD для тех из нас, кто упустил ген естественного совместного проживания.

Getting Things Done (крайне сокращенная версия)

Основная идея GTD заключается в том, чтобы записывать все ваши незавершенные циклы — каждый отдельный проект или задачу, за которые вы чувствуете ответственность — в системе за пределами вашей собственной головы. Он может быть на бумаге, в цифровом виде или в комбинации обоих — это не имеет значения, если он содержит ВСЕ задачи, которые тяготят вас.

Затем просмотрите и удалите все задачи, которые больше не актуальны, и делегируйте то, что можете. Для всего, что осталось, определите один следующий, конкретные действия, которые необходимо предпринять для продвижения каждого проекта вперед. Запишите это в свой список дел.

(Конечно, это грубое упрощение. Если вы серьезно настроены стать более организованным и продуктивным, я настоятельно рекомендую прочитать книгу Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» для получения дополнительной информации.)  

Научные исследования когнитивные преимущества GTD. Наш мозг невероятно хорошо сосредотачивается на всех проектах и ​​задачах, которые мы оставили незавершенными (см. Эффект Зейгарник). Написание плана действий успокаивает ту часть нашего мозга, которая постоянно напоминает нам о том, что нам нужно делать. Это также повышает вероятность того, что мы будем следовать нашим планам.

GTD обещает помочь нам справиться с хаотичной жизнью, сделать больше за меньшее время и с меньшим стрессом, если мы будем следовать нескольким простым правилам. Это похоже на волшебство.

Систему GTD более или менее легко обслуживать, когда все не слишком беспокойно. Но как только наша жизнь становится занятой (а так бывает всегда), мы позволяем одной просроченной задаче стать 5, затем 10, затем 100+. Мы отказываемся от системы именно тогда, когда она нам больше всего нужна.

После долгих исследований и экспериментов я свел решение к двум (всего двум!) простым изменениям, которые больше всего помогли мне придерживаться GTD:

Совет № 1. Научитесь любить еженедельные обзоры

«Если вы не делаете обзор, вы не делаете GTD». – Дэвид Аллен

Одним из важнейших элементов GTD, который я – и подозреваю, многие другие – упускаю из виду, является Еженедельный обзор.

Использование драгоценного времени для просмотра, организации и расстановки приоритетов ваших задач может показаться самодовольством, когда вы чувствуете себя перегруженным рабочей нагрузкой, но это ключ к получению долгосрочных преимуществ GTD в плане снятия стресса.

(Редактор Lifehacker и пользователь Todoist Алан Генри написал фантастически подробное руководство о том, как на самом деле сделать эффективный Еженедельный обзор.)

В прошлом, когда мои просроченные задачи начали накапливаться, я просто избегал своих списков задач, пока они не росли как снежный ком. вне контроля. Не лучшая долгосрочная стратегия.

Итак, я начал использовать объединение искушений, чтобы перестать избегать своих списков задач.

Набор искушений — это стратегия формирования привычки, которая сочетает в себе то, что вы должен делать то, что вы любите делать . Например, если вы хотите больше тренироваться, слушайте любимую аудиокнигу только во время пробежки. Исследования показали, что объединение искушений является удивительно эффективным способом заставить себя делать то, чего вы обычно избегаете, например, просмотреть свой переполненный список дел.

Каждое воскресное утро я иду в свою любимую кофейню и заказываю большую кружку сезонного латте. Я провожу час, анализируя, что я сделал за неделю до этого, и планирую свои задачи — личные и связанные с работой — на предстоящую неделю. Затем я сижу и читаю свою последнюю книгу для развлечения. Просто совмещая мой еженедельный обзор с другими вещами, которые я люблю делать, я действительно с нетерпением жду его каждую неделю в обязательном порядке.

Наличие организованного списка дел и ясность в отношении того, над чем мне нужно поработать в начале недели, повышает вероятность того, что я буду постоянно проверять свой список дел в течение дня, что, как оказалось, очень важно. часть создания списков дел на самом деле работает.

Итак, идете ли вы в ближайшую кофейню, свернувшись калачиком в любимом кресле, выходите на прогулку в парк, наслаждаетесь любимым десертом, смотрите любимое шоу или читаете замечательную книгу, найдите способ влюбиться с вашим еженедельным обзором времени. Это поможет вам поддерживать вашу систему GTD в долгосрочной перспективе.

Но выработка привычки Еженедельного обзора сама по себе недостаточна, чтобы укротить ваши списки задач GTD, что приводит меня к важному изменению № 2… планировать свою неделю — на безопасном расстоянии от работы — я склонна думать, что я Суперженщина.

Я могу браться за десять проектов одновременно и отлично справляюсь со всеми. С закрытыми глазами. Назад. Во время полета. При этом достаточно высыпаясь и регулярно занимаясь спортом.

Затем начинается неделя, и мне приходится смириться с тем, что я не Суперженщина.

В конце концов я разочаровываюсь и боюсь списка дел, который не был реалистичным с самого начала.

Затем я прочитал книгу Грега МакКауна «Эссенциализм: дисциплинированное стремление к меньшему», и она полностью изменила мой подход к еженедельным обзорам. Согласно МакКауну:

Эссенциализм не о том, как сделать больше дел; это о том, как делать правильные вещи. Это не значит просто делать меньше ради меньшего. Речь идет о максимально разумном вложении вашего времени и энергии, чтобы работать с максимальной отдачей, делая только то, что необходимо.

При принятии решения о том, чему следует уделить свое время и энергию, следует помнить о двух вещах:

Мы, люди, действительно ужасно оцениваем, сколько времени и ресурсов потребуется для выполнения задачи или проекта. Мы все поддаемся Ошибке Планирования, недооценивая, сколько времени нам нужно для выполнения дел. Когда вы планируете свой рабочий график — будь то ежедневно, еженедельно или ежемесячно — всегда предусмотрите достаточное количество буферного времени.

Все, что вы добавляете в свой список дел, сопряжено с затратами времени и энергии, которые вы могли бы потратить на что-то другое. Ваше время и энергия — ограниченные ресурсы. Как только вы их израсходуете, они исчезнут. Ты больше никогда их не увидишь. Это означает, что любой новый проект, за который вы беретесь, требует двух затрат: времени и энергии, которые проект потребует от вас , и любого другого проекта, задачи или деятельности, которыми вы жертвуете, чтобы освободить место для нового проекта.

Мне нравится метафора представления о своем времени и энергии как о стеклянной банке с мармеладками. Собирать все больше и больше мармеладок — это здорово, но наступает момент, когда вы больше не можете влезть в банку, не раздавив уже имеющиеся мармеладки (что просто грустно) или не вынув некоторые из них.

Легко забыть об этом, когда пытаешься быть хорошим GTDer. Слишком часто мы начинаем измерять продуктивность тем, сколько задач мы вычеркиваем из наших списков. Мы не тратим время на то, чтобы остановиться и спросить себя, действительно ли это то, над чем мы действительно хотим работать.

Вот четыре вещи, которые я теперь стараюсь держать в голове во время еженедельного обзора и в течение всей рабочей недели: сделай это. Обстоятельства быстро меняются. Современная динамичная рабочая среда требует от нас быстрой адаптации. Иногда это означает отказ от проекта в пользу того, который окажет большее влияние. Можно удалить задачу, чтобы освободить место для чего-то более важного.

2.   То, что кто-то просит вас что-то сделать, не означает, что вы должны сказать «да». Мы все хотим быть командными игроками, но каждый раз, когда мы говорим «да», мы еще больше тратим наше драгоценное время и энергию. С этим советом мне труднее всего. Две стратегии, которые предлагает МакКаун, были особенно полезны для меня:

• Если ваш начальник просит вас взяться за проект, и вы чувствуете, что не можете сразу отказаться, используйте вместо этого эту строку: « Да. Что я должен убрать из приоритета вместо ?» Это заставляет вашего менеджера учитывать ограничения вашей текущей рабочей нагрузки и альтернативные издержки нового проекта.
• Если вам (как и мне) очень трудно прямо сказать «нет», скажите: « Позвольте мне проверить мой календарь и вернуться к вам. «Это дает вам возможность подумать о том, что на самом деле повлечет за собой это обязательство, и отрепетировать вежливый способ сказать» № ».

3.   То, что это звучит как крутой проект или отличная возможность, не означает, что вы должны браться за него. Страх упустить (FOMO) часто заставляет нас соглашаться на слишком много привлекательных возможностей. Найдите минутку, чтобы сделать шаг назад и по-настоящему обдумать альтернативные издержки, связанные с тем, чтобы взять их на себя. Как сказал спикер TED Дерек Сиверс: «Больше нет, да. Это либо АД, ДА! Или нет».

4.   Можно перенести сегодняшние задачи на завтра, позже на неделе или просто когда-нибудь/может быть.